Obecni:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Mateusz Hładki
Ewa Kamińska
Rafał Kownacki
Michał Pawlęga
Monika Szreder
Dyrektor Stowarzyszenia: Arkadiusz Jarosński
Komisja Rewizyjna: Zuzanna Kulińska.
Plan spotkania:
1. Przyjęcie porządku dziennego
2. Raport o stanie członkostwa i Biuro
3. Audyt organizacyjny – prezentacja i wnioski
4. Komisja Rewizyjna
5. Ewaluacja pracy dyrektora
6. Monitoring pracy Zarządu
– audyt organizacyjny – wnioski
– strategia PR
– plan operacyjny
7. Fundraising – rezultaty/stan finansów
– zatrudnienie nowej fundraiserki
– przygotowania do DDC
8. Przygotowania do WZ
9. Wyjazdy planowane
10. Sprawy różne
– ENAR
– termin kolejnego spotkania
- Przyjęcie porządku
Porządek spotkania został przyjęty.
- Raport o stanie członkostwa i biura
Stan na 15 marca: 2568 członków
Grup lokalnych: 14
GSz: 59
Czternaście osób prosi o przyjęcie do Stowarzyszenia.
Zarząd jednogłośnie podjął decyzję o przyjęciu czternaściorga nowych członków i członkiń (Uchwała 1/03/2007).
Biuro:
– Jacek Białas zwraca się z prośbą o przedłużenie urlopu wychowawczego do końca lipca (plus w sierpniu urlop wypoczynkowy); Wojtek Makowski zgadza się do końca czerwca być PO koordynatora; Zarząd wyraża zgodę, równocześnie prosi Jacka Białasa, żeby w czerwcu poinformował nas o swoich dalszych planach.
– Kaja Kulesza – ma umowę-zlecenie do końca marca; Zarząd postanawia o przedłużeniu jej umowy-zlecenia do końca kwietnia, z możliwością pracy w domu.
Ewaluacja pracowników: w kwietniu.
- Audyt organizacyjny – prezentacja i wnioski
Piotr Jaworski przedstawił Zarządowi wstępne wyniki audytu organizacyjnego. Zarząd przedyskutował przedstawione wyniki.
- Komisja Rewizyjna
Komisja Rewizyjna przypomina Zarządowi o obowiązku jak najszybszego umieszczenia uchwał KR na Internalu i prosi o wysłanie informacji o ich umieszczeniu na listę informacyjną.
- Ewaluacja pracy dyrektora
Zarząd przeprowadził ewaluację pracy dyrektora Stowarzyszenia; celem poprawy wzajemnej komunikacji, Zarząd postanowił jasno określić swoje oczekiwania wobec dyrektora stowarzyszenia:
– przejęcie kontroli: Zarząd oczekuje, że dyrektor będzie przede wszystkim monitorował na bieżąco istniejący w stowarzyszeniu deficyt finansowy, że będzie w stanie dostarczać Zarządowi informacji, dotyczących obecnego stanu finansów, a także przewidywań i planów na przyszłość;
– wdrożenie nowej fundraiserki, tak, aby była w pełni świadoma, co należy do jej obowiązków, kto w biurze za co odpowiada, do kogo ma się zwrócić, jakie ma narzędzia i na ile może je wykorzystywać; jakich potrzebuje szkoleń; czy zna politykę AI w sprawach finansowych;
– dyrektor powinien nie tylko być w stanie na bieżąco sygnalizować Zarzadowi pojawiające się w Stowarzyszeniu problemy, ale też – proponować gotowe rozwiązania;
– przygotowanie WZ;
– monitorowanie DDC – wsparcie dla koordynatorki;
– warto wykorzystać wiedzę i doświadczenie Małgorzaty Zdunek, spotkać się z nią, szkolić w zakresie wiedzy o raportach, terminach i tym podobnych; ma także zawczasu planować związane z tym działania;
– ZUS-y, czynsz, rachunki – rzecz jasna muszą być płacone w terminie;
– na podstawie rekomendacji z audytu należy opracować harmonogram wdrażania;
– Zarząd oczekuje, że dyrektor będzie jasno komunikował swoje oczekiwania w stosunku do Zarządu;
– Zarząd prosi dyrektora, żeby określił, jakich szkoleń potrzebuje i jakie planuje.
- Monitoring pracy zarządu
– strategia PR: sprawę prowadzi Mateusz Hładki; trzeba się zorientować, kto przejął zadania od Kai Kuleszy;
– OP: program -małych grantów- – Kinga Dąbrowska przesłała projekt o wstępnej konsultacji Wojtkowi Makowskiemu i Piotrowi Chorosiowi, oni przesłali swoje komentarze; Kinga Dąbrowska przekaże je Zarządowi, następnie projekt zostanie poddany konsultacjom na liście aktywni.
Ruch międzynarodowy: OP3 nie ma; plany w ruchu zrobione są do marca 2008.
Arkadiusz Jarosiński przedstawił wypracowane przez pracowników sekcji wstępne propozycje, dotyczące planu operacyjnego dla polskiej sekcji:
– OP: cztery kwartały, w ramach których należy zająć się wybranym w danym kwartale projektem;
– kampania kobieca: WOOC dotyczący przemocy wobec kobiet – aktualizacja raportu Ewy Majewskiej, rekomendacje; wyznaczenie obszarów;
– wstęp do Human Dignity – warto zacząć przygotowywać członkostwo do tej kampanii;
– olimpiada w Pekinie;
– crisis response
Poza tym w tym roku, latem, będzie kampania pokazująca skuteczność działań AI.
- Fundraising
Zarząd jednogłośnie wyraża zgodę na zatrudnienie Magdaleny Sadłowskiej na stanowisku fundraiserki. (Uchwała 2/03/2007)
Dyskusja nad programem DDC:
– DDC – została zatrudniona administratorka projektu;
– w Krakowie i Poznaniu są już osoby, które się tym zajmują;
– projekt: test w Toruniu w kwietniu (bo tam jest grupa ludzi, którzy chętnie się tym zajmą);
– problemem jest Wrocław – nie udało się odbudować zeszłorocznego zespołu.
– można zatrudnić osoby starsze, ale – nawet przy umowie zlecenie musimy ponosić koszta pracy (ubezpieczenie itp.)
– Kinga Dąbrowska: IS oferuje pomoc, pod warunkiem, że nasza sekcja przygotuje konkretną propozycję; jedną z propozycji IS-u jest, żeby spróbować zatrudnić (na koszt Londynu) Polaków z UK, którzy mogliby przyjechać na pewien czas do Polski;
– czy nie spróbować uderzyć do marketów/galerii handlowych w innych miastach, a nie tylko w Warszawie;
– szybki monitoring; komitet doradczy z udziałem Gohy Zdunek.
Arkadiusz Jarosiński poinformował Zarząd, iż:
W chwili obecnej nie grozi nam brak płynności finansowej.
Z powodu braku fundraiserki zaoszczędziliśmy trochę pieniędzy, pojawiły się pewne oszczędności związane z City Bankiem; generalnie: nie zaczęliśmy jeszcze zarabiać, natomiast kwota naszego deficytu nieco się zmniejszyła. Łącznie mamy około 30 tysięcy oszczędności.
Natomiast: zmniejszyła się kwota, którą nam wpłaca nasz duży donor. Podstawowe zadanie Magdy Sadłowskiej – opracowanie strategii fundraisingowej.
Homebanking – ostatni etap wdrażania, ma ruszyć przed świętami, odbędzie się szkolenie dla pracowników, korzystających z tego programu.
Audyt finansowy: finanse są prowadzone rzetelnie i prawidłowo.
Dziś podpisujemy informacje z księgowości i informację dla audytora.
Grupy nie przesyłają sprawozdań finansowych, ale przesyłają od czasu do czasu raporty kasowe. Powinniśmy ujawnić dochód i zapłacić od niego podatek.
Monika Szreder poprosiła dyrektora o ustalenie z księgowością, do kiedy my im mamy dostarczać faktury i do kiedy oni mają nam dostarczać sprawozdania miesięczne.
- WZ – update
Problem: Walne i Marsz Równości – tego samego dnia
Kinga Dąbrowska przygotuje sprawozdanie z pracy zarządu
Monika Szreder: przygotowanie i prezentacja projektu budżetu;
Mateusz Hładki – prezentacja Planu Operacyjnego na rok przyszły;
Jeśli chodzi o wizytę Kate Gilmore, Kinga Dąbrowska zgłasza następujące propozycje:
– prezentacja SRR policy na WZ;
– potkanie z zarządem i pracownikami nt. kampanii Human Dignity
– spotkanie z dziennikarzami lub panel.
Arek Jarosiński:
– planowane jest spotkanie lobbyingowe na wysokim szczeblu – z premierem, prezydentem, marszałkiem Sejmu.
- Wyjazdy planowane
Kinga Dąbrowska: assesment organizacyjny na Słowacji – jesteśmy sekcją otwartą na wspomaganie innych osób.
Magda Sadłowska – wyjazd do Londynu, w celu pozyskania informacji nt. fundraisingu
Arek Jarosiński – ewentualnie wyjazd do Danii.
- Sprawy różne
ENAR: pani koordynatorka wykonywała pewne posunięcia, nie konsultując ich z innymi organizacjami i nie informując ich o tym. Dlatego m.in. nasze Stowarzyszenie a także Fundacja Helsińska wycofujemy się z tego, bo nie możemy firmować czegoś, o czym nie mamy pojęcia.
Termin następnego spotkania: 12 maja.