Protokół z zebrania Zarządu
Obecni:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Mateusz Hładki
Ewa Kamińska
Rafał Kowanacki
Monika Szreder
Dyrektor Stowarzyszenia: Arkadiusz Jarosiński
Komisja Rewizyjna: Marcin Komosa
Porządek spotkania:
1. Przyjęcie porządku dziennego
2. Przygotowania do WZ
3. Raport o stanie członkostwa i biura
4. Monitoring pracy Zarządu
– audyt organizacyjny – update
– strategia PR – update
5. Maraton 2006 – podsumowanie
6. Prace nad nowym serwisem (stroną)
7. Stan finansów
8. Komisja Rewizyjna
9. Wyjazdy planowane
10. Sprawy różne
– plan operacyjny
– srr policy
– CODN informacja.
1. Przyjęcie porządku obrad
Proponowany porządek obrad został przyjęty.
2. Przygotowania do WZ
Zarząd ustalił, że tegoroczne Walne Zgromadzenie odbędzie się w Warszawie, 19-20 maja. Informacja na ten temat zostanie zamieszczona w magazynie stowarzyszenia na początku lutego
Zorganizowanie warsztatów podczas Walnego Zgromadzenia wstępnie podjęły się edukatorki z warszawskiego zespołu REAP. Powinny też odbyć się dyskusje nad projektami rezolucji, zgłaszanymi przez różne sekcje na ICM.
Walne Zgromadzenie będzie też okazją do wręczenia nagrody dziennikarskiej AI.
Być może także uda się zdobyć środki na o, żeby zaprosić na Walne Zgromadzenie jednego z byłych więźniów sumienia AI
Jeśli chodzi o miejsce: Arek Jarosiński zwróci się do Collegium Civitas.
3. Raport o stanie członkostwa i biura
Obecnie mamy 2502 członków i członkiń, 14 grup lokalnych.
Doszły 4 nowe Szkolne Grupy (Oświęcim, Szczecin, Strzegom, Warszawa)
Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę o:
– przyjęciu 23 nowych członków i członkiń;
zwolnieniu, na ich własną prośbę, 4 osób z obowiązku opłacenia składki za rok 2007.
Zarząd przyjmuje do wiadomości rezygnację jednej osoby z członkostwa.
(Uchwała 01/01/2007)
Biuro: rezygnacja Magdy Rurki
Zarząd wyraził zgodę na to, żeby zakończyć stosunek pracy do 31 stycznia.
Magda Rurka deklaruje, że będzie w razie konieczności wspomagać Stowarzyszenie.
Propozycje:
– raporty do ruchu międzynarodowego (plus debetowanie plus homebanking): Kinga Dąbrowska zaproponowała, żeby poprosić o pomoc Gohę Zdunek i zatrudnić na dwa miesiące ją na zlecenie;
– kampania na rzecz 1% (mailingi, baza danych, aktualizacja informacji na stronie): może: Anka Machocka;
– praca nad nowymi metodami fundraisingu: Arek Jarosiński inicjuje projekty, potem – przekazuje dalej zadania;
– ewentualny następca/czyni Magdy Rurki: Arek Jarosiński ma już kilka CV; Stowarzyszenie przygotuje ogłoszenie, dotyczące poszukiwania koordynatora/ki do spraw finansowych (budżety, pytania z IS, raporty do FiF, znajomość języka księgowego). Ogłoszenie ukaże się w przyszłym tygodniu na ogłoszenie na ngo.pl. Wybrani kandydaci/tki dostaną do wykonania zadanie, pozwalające sprawdzić ich umiejętności; pod koniec lutego rozpoczną się rozmowy kwalifikacyjne.
– Zarząd przedyskutował to, że z jednej strony prowadzimy audyt organizacyjny, z drugiej – rozpoczynamy rekrutację na stanowisko, którego koncepcja po zakończeniu audytu moze ulec pewnym zmianom. Wiadomo jednak, że osoba do obsługi finansowej strony naszej działalności będzie niezbędna.
– do składu komisji rekrutacyjnej zaproponowano: Kingę Dąbrowską, Monikę Szreder, Małgorzatę Zdunek, Arkadiusza Jarosińskiego i ewentualnie Michała Pawlęgę.
Biuro cd:
– księgowość: mamy nową firmę księgową – firma Debeks z Warszawy; koszta obsługi księgowej spadły mniej więcej o 50%;
– wczoraj zakończyły się rozmowy dotyczące homebankingu; Stowarzyszenie dostanie na pięć lat licencję na MacroLogic po obniżonych kosztach; nie zapłacimy 14 tysięcy, tylko 7; wdrażania programu: do końca marca.
– ewaluacja Arka Jarosińskiego: Kinga Dąbrowska proponuje koniec marca; w tym samym czasie: ewaluacja pracowników; już teraz można powiedzieć, że zarówno Dyrektor, jak i Zarząd wysoko oceniają pracę pracowników
4. Monitoring pracy Zarządu
Audyt: w przyszłym tygodniu: podpisanie umowy; zakończył się już pierwszy etap, czyli analizy dokumentów. Audytor rozmawiał też już z Mirellą Panek i Małgorzatą Zdunek, dzisiaj rozmawia z Małgorzatą Wasilewską, zaczął też już rozmowy z Arkiem Jarosińskim.
Luty: zarząd i rozmowa z zarządem.
Propozycja terminu spotkania: 17-18 lutego (dwudniowe, połączone z focusem).
Strategia PR do której przygotowania zarząd został zobowiązany przez WZ): Fleischman (firma wybrana w efekcie konkursu PRaktykuj za granicą, pracują dla nas za darmo) przygotował nam jeszcze przed odejściem Mirelli Panek ogólną strategię; w tej chwili ten projekt jest oceniany przez osoby, które znają się na kwestiach PR (i te osoby nie oceniają go zbyt dobrze) – są to m.in. Adam Sanocki, Kaja Kulesza. Poprawki i uwagi zostaną przekazane agencji. Koniec lutego-początek marca powinien powstać gotowy dokument.
Inne projekty:
– grant, który uzyskał Jacek Białas: badanie skuteczności naszych materiałów;
– strategia rozwoju strony;
5. Maraton 2006 – podsumowanie
Największy Maraton w historii
Ze świata wciąż spływają wyniki; w sumie przekroczymy 100 tysięcy listów.
Bardzo dużo materiałów w mediach, ogólnopolskich i lokalnych; bardzo dobre przyjęcie przez byłych więźniów sumienia;
Współpraca z Heureka – nowe podejście do kampanii społecznej.
Mały zgrzyt: gra -więzień-; generalnie jednak obie strony są zadowolone ze współpracy.
Praca: wszystkie osoby zaangażowane w biurze oraz Wojtek Makowski
Ewaluacja: było dobrze; gdyby zacząć pełną parą w czerwcu-maju byłoby idealnie (i zapewne tak zaczniemy w przyszłym roku). Wstępny plan: międzynarodowa grupa robocza – spotkanie w marcu w Londynie.
6. Prace nad nowym serwisem (stroną)
Podstawowy problem: współpraca z Interią, którą powinniśmy zakończyć, po pierwsze dlatego, że źle nas obsługują, po drugie – ponieważ publikują od czasu do czasu teksty, fatalne z punktu widzenia poszanowania praw człowieka.
Prowadzone są rozmowy o hostingu, m.in. z Home; być może uda się go zyskać za darmo. Na razie w związku z problemami z Interią przeciągają się przenosiny na nowy serwer; realnie: przełom stycznia/lutego.
Docelowo: potrzebna jest osoba do obsługi na stałe.
7. Stan finansów
Dane za zeszły rok: rok zamknęliśmy na plusie
Przychody były znacznie niższe, niż spodziewane, sporo natomiast udało się poczynić oszczędności jeśli chodzi o koszta.
Budżet na przyszły rok będzie jeszcze bardziej oszczędny.
W budżecie na 2007 zapisane są takie wyniki z DDC, jakie zostały osiągnięte w tym roku. Po obliczeniu kosztów i przychodów brakuje nam 100 tysięcy złotych; musimy zaplanować nowe sposoby pozyskiwania pieniędzy (od dużych donorów, z biznesu itp.).
Żeby zachować wiarygodność w oczach ruchu międzynarodowego, musimy mieć opracowane nowe projekty fundraisingowe (co jest o tyle trudne, że projekty te nie mogą wymagać od nas inwestycji). Dywersyfikacja źródeł przychodów jest niezbędna.
Czyli: przez najbliższe kilka miesięcy Monika Szreder, Kinga Dąbrowska czy Arek Jarosiński zajmują się głównie poszukiwaniem nowych źródeł przychodów.
Ania Machocka opracowała już ewaluację DDC, przetłumaczoną na angielski, Duńczycy gotowi są przyjechać pomóc w pracy nad tym projektem.
DDC: projekt powinien być monitorowany bądź co dziennie, bądź przynajmniej raz na tydzień.
W ruchu międzynarodowym rozważane jest nowe podejście: zamiast kłaniania do podpisywania poleceń zapłaty na ulicach, rekruterzy rozpoczynają kontakt; drugi krok to telemarketerzy, którzy dzwonią do osób zainteresowanych. Być może my także zaczniemy testować tę metodę, zwłaszcza, że powstaje w naszym biurze dobry zespół telemarketerów.
Arek Jarosiński proponuje zwrócenie się do biznesu (czyli pozyskiwanie dużych donorów); to działanie nie generuje wysokich kosztów. W ramach pilotażu robi rozpoznanie wśród klientów swojej kancelarii prawniczej.
Pozyskiwanie pieniędzy grantowych na konkretne projekty – trzeba zrobić rozeznanie, dotyczące tego, jakie możliwości ma stowarzyszenie (tym bardziej, ze np. REAP powinien, zgodnie z umową, mieć 20% przychodów własnych).
Jeśli chodzi o edukację, o zrobienie rozeznania w konkursach grantowych poproszona zostanie Draginja Nadażdin.
Środki na działania kampanijne (np. pieniądze z Ośki itp) – rozeznanie zrobi Wojtek Makowski.
Norweski mechanizm finansowy: w ramach mechanizmu są też fundusze na wzmacnianie organizacji. Jest to projekt partnerski, a my z Norwegami mamy dobre kontakty (więc kwestia partnerstwa nie będzie stanowiła problemu).
Fundusze europejskie: sekcja włoska pozyskuje pieniądze na edukację z Komisji Europejskiej. Pod ich wpływem inne sekcje zaczynają negocjować z IS-em możliwości pozyskiwania tych funduszy.
Arkadiusz Jarosiński poinformował Zarząd, że odbyło się spotkanie na temat tzwn. loterii kodowych (pomysł holenderski); są to loterie, z których część przychodów przeznaczana jest na ngo-sy.
Problem: w Polsce – monopol loteryjny państwa.
Pomysł: klasyczna kampania SMS-owa; oczywiście zgodę musiałoby wyrazić Ministerstwo Finansów. Do projektu takiej kampanii zaproszono największe polskie ngo-sy. Na razie prawnicy badają, jak rzecz wygląda z punktu widzenia prawa.
8. Komisja Rewizyjna
KR zwraca uwagę na kwestie komunikacji między Komisją a Zarządem.
9. Wyjazdy planowane
– chairs forum i spotkanie dyrektorów: marzec; na pewno tematem będzie ESCR i SRR; może: language policy (pierwsze rezolucje na ten temat inicjowały Polska i Słowenia);
– Goha Zdunek – Turcja (już było)
– Maciek Fagasiński – Stuttgart (ale z planów zespołu ds. uchodźców niestety zrezygnował).
10. Sprawy różne
– plan operacyjny: Kinga Dąbrowska zobowiązała się do koordynowania prac nad OP. Pomysł: spotkanie w lutym z pracownikami; najpierw: ogólny kalendarz ze stałymi terminami; potem: zgranie tego terminarza z planami na 2008. Ten szkielet – do koordynatorów struktur.
Pomysł: zrezygnować z pieniędzy dla koordynatorów, zamiast tego: dwa razy do roku minikonkursy grantowe na działania kampanijne, dla aktywisów/ek (niekoniecznie dla koordynatorów).
– SRR:
Komentarze do -AI and Sexual and Reproductive Rights: draft policy statement on selected aspects of abortion- – do wtorku rano.
Kinga Dąbrowska: prawdopodobnie na ICM (czyli latem) przyjęta zostanie rezolucja na temat praw reprodukcyjnych. Być może warto zaplanować na przełom sierpnia/września kampanię medialną na ważny, -typowo amnestyjny- temat, tak, żeby w razie czego stanowiła przeciwwagę dla negatywnych głosów w mediach, przypominała, że nasza działalność ma wiele aspektów i wymiarów.
– CODN:
Anna Dzierzgowska i Arkadiusz Jarosiński poinformowali Zarząd o sytuacji w Centralnym Ośrodku Doskonalenia Nauczycieli.
Protokołowała Anna Dzierzgowska
