Protokół z zebrania zarządu, 24 września 2005
Obecni:
Zarząd: Piotr Choroś, Kinga Dąbrowska, Anna Dzierzgowska, Dorota Flak, Małgorzata Lamperska, Wojciech Makowski
Biuro: Małgorzata Zdunek, Magdalena Rurka
Goście: Marcin Chludziński, Małgorzata Leszczyńska
1. Przyjęcie porządku spotkania.
2. Projekt strategii – wstępna prezentacja
Marcin Chludziński z firmy Invent zaprezentował założenia projektu strategii dla polskiej sekcji AI:
W pracy nad projektem pracownicy firmy Invent wykorzystali materiał, przygotowany przez sekcję (wyniki analiz SWAT, przeprowadzonych przez zarząd, pracowników oraz koordynatorów, obecna strategia, dokumenty dotyczące REAP-u itp.), prowadzili tez rozmowy z pracownikami Stowarzyszenia i z prezeską.
Projekt strategii zakłada, że AI Polska powinna skupić się na działaniach w konkretnych obszarach, uznanych za priorytetowe; są to:
– edukacja;
– dyskryminacja (prawa kobiet, problematyka mniejszości seksualnych itp.);
– uchodźcy;
– kraje wschodu (najbliższe Polsce);
– działania towarzyszące (czyli: konkretne działania, wynikające ze specyfiki organizacji, jak np. akcje przeciwko karze śmierci itp.).
W tak pomyślanej strategii światowe kampanie, prowadzone przez AI, zostaną potraktowane przede wszystkim jako narzędzie działania; zagadnienia wiążące się z kampaniami powinny być uwzględniane przy określaniu sposobu realizacji głównych celów strategicznych, jednocześnie cele strategiczne pozwolą na początku każdej kampanii wskazać kluczowe dla AI Polska obszary działań.
Przygotowany projekt strategii ma stanowić pomoc dla AI Polska w udzieleniu odpowiedzi na pytanie: gdzie chcemy być za pięć lat- Projekt wskazuje na pewne kierunki rozwoju. Natomiast do sekcji należy wypracowanie ogólnej wizji i misji, dotyczącej przyszłości AI w Polsce.
Rekomendacja: zapoczątkowanie szerokiej dyskusji programowej, dyskusji nad własną wizją i misją.
3. Raport o stanie członkostwa
Przyjęto 361 członków (Uchwała 1/IX/05), obecnie mamy 1520 członków.
Zarząd zatwierdził powstanie Szkolnej Grupy AI nr 34 w Lublinie.
Przyjęto poprawkę do uchwały o składkach (Uchwała 2/IX/05): osoba, która opłaca składkę roczną w drugiej połowie roku ma prawo wpłacić 50% ustalonej kwoty składki rocznej. Składka opłacona po 15 listopada jest księgowana jako składka roczna na rok następny.
Małgorzata Zdunek zwróciła się do zarządu o ponowne rozważenie kwestii prawa do opłacania składki ryczałtem za trzy lata z góry: ogromnie utrudnia to konstruowanie budżetu.
4. Biuro
Zarząd spotkał się z Magdaleną Rurką; rozmowa dotyczyła wskaźników i wyników programu DDC i innych działaniach w zakresie fundraisingu.
– DDC: wskaźnik liczby podpisów na godzinę utrzymuje się na stałym poziomie; średnia dotacja jest wyższa, niż zakładano. W lipcu i w sierpniu (w okresie zmiany na stanowisku koordynatora) nie została osiągnięta założona liczba rekruterów. Obecnie trwają testy projektu w Lublinie i w Łodzi;
– Do szybkiego omówienia i rozstrzygnięcia pozostaje kwestia publikacji: należy je ujednolicić, najlepiej wprowadzając jedna wspólną publikację dla członków i donorów;
– Rekruterzy, pracujący w programie DDC, często stykają się z pytaniem o to, na co konkretnie wydawane są zbierane przez AI pieniądze; nie zawsze możliwa jest jednoznaczna odpowiedź na to pytanie;
– Pojawiła się propozycja oszacowania kosztów wprowadzenie działalności gospodarczej; umożliwiłoby to m.in. otwarcie sklepu internetowego (na wzór podobnych sklepów, prowadzonych przez inne organizacje) – połączenie działalności promocyjnej i fundraisingu;
– 1% – mała akcja promocyjna;
– Saatchi i Białoruś – zarząd wyraził zgodę na udział w akcji, pod warunkiem, ze organizatorzy uzyskają zgodę na wieszanie plakatów na latarniach i na drzewach;
– Zarząd zaaprobował ideę koalicji na rzecz promowania polecenia zapłaty;
– Kontynuowane będą szkolenia pracowników.
5. Samoewaluacja zarządu
Zarząd przeprowadził ocenę własnej pracy w ostatnim półroczu. Wyniki – w załączeniu – na końcu protokołu.
6. Walne Zgromadzenie 2005
– Zarząd przyjął projekt Regulaminu Walnego Zgromadzenia; projekt zostanie umieszczony na internalu.
– Zarząd przedyskutował i przyjął sprawozdanie zarządu.
– zarząd zadecydował, że projekt listu do IS w sprawie Biesłanu (apel o to, żeby AI zwróciła uwagę na działania rosyjskich służb specjalnych) zostanie przedstawiony na Walnym jako projekt uchwały zgłoszonej przez zarząd;
– pojawił się tez projekt zmiany statutu, tak, aby dyrektor stowarzyszenia był członkiem zarządu bez prawa głosu (pozwoli to dyrektorowi na podpisywanie umów i dokumentów stowarzyszenia, które muszą być podpisywane przez członków zarządu; wiele instytucji – w tym np. banki – nie uznaje możliwości udzielenia przez zarząd pełnomocnictwa do składania podpisów); problem: czy taka zmiana statutowa (wprowadzająca do wybieralnego ciała, jakim jest zarząd, stałego członka) jest zgodna z prawem – do sprawdzenia;
– projekt OP 2006 zostanie przygotowany przez Małgorzatę Zdunek; część koordynatorów nie nadesłała własnych planów operacyjnych;
– zdecydowano, że prezentację planu operacyjnego przeprowadzi Dorota Flak, prezentacje budżetu – Wojtek Makowski;
– podczas pierwszego dnia Walnego (sobota) przeprowadzone zostaną spotkania trzech grup roboczych. Jacek Białas poprowadzi grupę pod hasłem „Koniec nudy!!” – dyskusja ma dotyczyć aktywizmu, kreatywności, nowych pomysłów na akcje; Małgorzata Lamperska poprowadzi grupę „Akcje wpadające w oko. A przez oko w pamięć” – co robić, żeby akcje były udane i zapadały w pamięć.; Wojtek Makowski poprowadzi grupę na temat „Jak postrzegana jest AI w Polsce-”. Każda grupa zaprezentuje następnie wyniki swojej pracy na sesji plenarnej;
– przewidziana została także prezentacja decyzji ICM-u;
– członkowie zarządu omówili też kwestie, które mogą pojawić się w pytaniach do sprawozdania zarządu.
Pojawił się projekt, aby od 2006 roku przenieść Walne Zgromadzenie na wiosnę (tak jak w większości sekcji). Pozwoli to m.in. na sprawniejsze przeprowadzania konsultacji (w tym zbliżających się konsultacji na temat aborcji). Zarząd rekomenduje tę kwestie do rozważenia dla zarządu kolejnej kadencji.
7. Aktywizm sekcji – wstępna prezentacja wyników badania
Małgorzata Leszczyńska przedstawiła zarządowi wstępne wyniki badania nad aktywizmem, przeprowadzonego jak dotąd w dwóch miastach (kolejne grupy i kolejne miasta wkrótce).
Wstępne wyniki:
– członkowie nie zgłaszają konkretnych propozycji nowych działań; pojawiają się uwagi dotyczące sposobu pracy – pewnym problemem jest profesjonalizm działań; członkowie mają duże poczucie odpowiedzialności za podejmowane akcje; istnieje potrzeba akcji medialnych, artystycznych, twórczych.
– Podkreślona została potrzeba spotkań z uwolnionymi przez AI więźniami, seminariów z udziałem autorytetów – tego brakuje.
– Generalnie: działacze i działaczki AI: osoby bardzo ideowe. Dwa typy postaw wobec aktywizmu: część osób nastawiona jest na współpracę, wspólne działanie, część: stoi z boku, korzysta z wiedzy, którą daje AI, ma ochotę na działania bardziej samodzielne. Generalnie: poczucie wspólnoty, potrzeba podkreślania tej wspólnoty;
– Jeśli chodzi o zwiększenie zaangażowania, podkreślano, że w zasadzie nie da się zaangażować osób, które nie są zainteresowane prawami człowieka, nie są zainteresowane działaniem;
– dla naszych członków motywacją jest najczęściej chęć robienia czegoś ważnego dla innych, satysfakcja z tego, że się komuś pomogło;
– z tym wiąże się m.in. potrzeba informacji o losach więźniów sumienia, spotkań, konferencji itp.;
– ważne: poczucie wspólnoty ludzi, których łącza wspólne wartości; duży prestiż AI, duma z przynależności do takiej organizacji.
Co utrudnia działania:
– brak poczucia obowiązku – młody wiek działaczy, brak hierarchicznej struktury na poziomie grupy lokalnej (koordynator/ka często osamotniony, wszystko spada na niego/ją), brak czasu, brak podziału zadań w grupie, brak środków na akcje;
– problem: AI może być traktowana jako coś tymczasowego, pewien etap w życiu, po którym pójdzie się dalej;
– brak wsparcia merytorycznego – brak reakcji z „góry”, zwłaszcza – jakiejś informacji zwrotnej dotyczącej podejmowanych działań; ten brak reakcji z „góry” (mało kto odróżnia, co biuro, a co zarząd – „góra” to „góra”, nie ma wobec niej jakichś zarzutów, jest poczucie braku kontaktu) był wymieniany jako główny czynnik demotywujący;
– AI żyje dzięki wolontariuszom – tymczasem nie ma śladów zainteresowania wolontariuszami ze strony biura/zarządu, żadnego systemu motywującego, wyjścia do ludzi;
– Zniechęcające jest tez to, że wiele rzeczy robionych jest na łapu-capu;
– Nowe osoby, przychodzące na spotkania grupy, mogą się zdziwić/poczuć zniechęcenie; na spotkaniach wykonuje się raczej proste zadania, mniej się mówi o ideach, dużo czasu poświęca się na sprawy organizacyjne – nie zawsze łatwo nowym osobom, pozostawionym samym sobie, załapać związek miedzy nalepianiem znaczków a ideami AI;
Co można robić-
– spotkania integracyjne, zarówno na poziomie grup, jak i na poziomie ogólnopolskim (poczucie wspólnoty);
– więcej spotkań typu wymiana doświadczeń;
– szkolenia z pracy w zespole
– może pewne dofinansowanie akcji grup lokalnych – np. na zasadzie projektów, w sposób bardzie systemowy, sformalizowane;
– rekrutacja nowych członków w liceach: warto budować współpracę grup szkolnych z grupami lokalnymi.
– więcej symultanicznych akcji w całej Polsce;
– większe zaistnienie medialne. Może: reklamy społeczne z udziałem autorytetów / znanych osób;
– ujednolicenie struktur grup lokalnych, tak, żeby koordynator/ka nie był sam (podział zadań w grupie itp.);
– dla nowych osób: może wręcz pokazywanie palcem – co możesz zrobić; konkretne propozycje (wśród ankietowanych były osoby, które na co dzień nie działają w grupie; część z nich była bardzo zadowolona, że AI wreszcie coś od nich chce, ze ktoś do nich dzwoni itp.; jest potrzeba kontaktu);
– warto zwracać uwagę na to, ze AI zmienia świadomość ludzi w wielu ważnych kwestiach, warto podkreślać prestiż AI;
– może: mniej akcji, ale lepiej dopracowanych, bardziej medialnych; ważną nagrodą byłoby motywowanie/docenianie;
– starsze osoby – brak czasu; według badanych, ktoś, kto pracuje nie bardzo ma czas być aktywnym; ale generalnie badani odrzucili możliwość uzyskiwania wynagrodzeń: w AI działa się dla idei.
8. Budżet
Przeprowadzona została wstępna dyskusja nt. tego, czy aplikować o większy grant z IMT czy o pożyczkę, a także kiedy ewentualnie składać aplikacje Możliwe terminy: aplikacja o grant z IMT: do 15.10 lub do 15.01; wniosek o pożyczkę: listopad. Nie można złożyć jednocześnie obu aplikacji. W tym roku mieliśmy ani nie prosić o pożyczkę, ani nie zwiększać grantu, tymczasem wydaje się, że jedno z tych posunięć będzie niezbędne: mamy deficyt budżetowy (z powodu zamieszania ze stanowiskiem koordynatora DDC przyniosło mniejszy niż zakładany dochód).
Zarząd w głosowaniu (4 głosy za, 1 wstrzymujący się) zadecydował, że należy poczekać do stycznia i wtedy, z dokładna wiedza na temat tego, jaka jest nasza sytuacja finansowa, ewentualnie składać wniosek o zwiększony grant.
9. Strategia HRE
Zarząd przyjął strategię edukacji o prawach człowieka (Uchwała 3/IX/05; tekst przyjętej strategii opublikowany na internalu).
10. Wyjazdy planowane
– Heidelberg – Małgorzata Zdunek – planowanie operacyjne;
– Directors Forum – listopad;
– Jacek Białas – Bruksela, control arms , listopad.
– Kinga Dąbrowska – Walne Zgromadzenie AI Węgry – listopad
11. Sprawy różne
Magda Macioła – poszukuje kogoś na wykład dotyczący historii i filozofii praw człowieka.
Małgorzata Gorczewska zostanie poproszona o przygotowanie sprawozdania Komisji Rewizyjnej.
W Łodzi o 10.30, przed rozpoczęciem WZ, odbędzie się krótkie spotkanie zarządu.
Protokół sporządziła Anna Dzierzgowska
Notatki z ewaluacji maj – wrzesień 2005
Co się udało:
v Zatrudnienie koordynatora ddc;
v Brak dużych konfliktów wśród zarządu i brak konfliktów na lini zarząd – dyrektor oraz zarząd komisja rewizyjna;
v Kilka artykułów do biuletynu informujących o tym co się dzieje;
v Przygotowania do WZ;
v Znalezienie kandydatów do zarządu i komisji rewizyjnej;
v Opracowanie i przyjęcie strategii edukacji;
Rola prezesa:
v Jest łącznikiem między zarządem i dyrektorem
v Negocjatorem, łagodzi konflikty wśród członków zarządu
v Reprezentuje Amnesty na zewnątrz à pytanie na ile może być twarzą przy sytuacji gdy prezes zmienia się co roku. Temat do dyskusji o roli prezesa i dyrektora w sekcji.
Co mogłoby być lepiej:
v Branie udziału w dyskusji na liście dyskusyjnej;
v Koncetrowanie się na wizji, kierunkach rozwoju a nie na szczegółach organizacyjnych; Nacisk powinien być położony na to pierwsze!
v Planowanie pracy;
v Lepsze wykorzystanie wiedzy i doświadczenia byłych członków zarządu;
v Komunikacja z członkostwem;
v Lepiej tłumaczyć kontrowersyjne decyzje;
v Pracowanie zespołowe;
Rady dla nowego zarządu – pomysły:
v Na początku zaplanować najważniejsze tematy/problemy/wyzwania do rozwiązania, dyskutowania;
v Podział ról w zarządzie;
v Stworzyć zespoły zajmujące się np. policy;
v Słuchać i kontaktować się z członkostwem;
v Ustalać wcześniej kto referuje dane zagadnienie;
v Przypilnować lepsze korekty materiałów amnestyjnych;