Obecni:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Mateusz Hładki
Michał Pawlęga
Monika Szreder
Oraz: Dyrektor Stowarzyszenia – Arkadiusz Jarosiński
Komisja Rewizyjna: Zuzanna Kulińska
Planowany porządek obrad
1. Przyjęcie porządku dziennego
2. WZ -wizyta delegacji z Międzynarodowego Sekretariatu
3. Rekrutacja dyrektora/dyrektorki
4. Raport o stanie członkostwa i biura
5. Monitoring pracy Zarządu
6. Przygotowania do WZ oraz do ICM
7. Fundraising – rezultaty/stan finansów
8. Plan operacyjny i projekt budżetu na 2008
9. Komisja Rewizyjna
10. Wyjazdy planowane
11. Sprawy różne
1. Przyjęciem porządku dziennego
Porządek został przyjęty
2. Przygotowania do WZ
– wizyta Kate Gilmore, (zastępczyni Sekretarz Generalnej), Nicoli Duckworth (Dyrektor Programu ds. Europy i Azji Centralnej) oraz Rubena Barbado (reasercher).
Maciek Fagasiński przedstawił Zarządowi wstępną agendę wizyty Kate Gilmore obejmującą: spotkanie z pracownikami i Zarządem, wręczenie nagrody dziennikarskiej i prezentację podczas WZ, udział w Paradzie Równości, udział w akcji -autobus-, spotkania z przedstawicielami i przedstawicielkami organizacji pozarządowych oraz z dziennikarzami. poinformował także, że ani Kancelaria Premiera, ani MEN, ani Marszałek Sejmu nie potwierdziły możliwości zorganizowania spotkania z delegacją Międzynarodowego Sekretariatu AI.
Czynione są także starania umówienia spotkania w Kancelarii Prezydenta RP.
Ponadto Ruben Barbado odbędzie także wizytę w biurze ODIHR-u
3. Rekrutacja dyrektora
Otrzymaliśmy w sumie 9 zgłoszeń, z których jednak tylko część spełnia podane kryteria. Wstępny etap rekrutacji prowadzą Michał Pawlęga i Kinga Dąbrowska, oni ustalą, kogo zapraszają na rozmowę rekrutacyjną, która odbędzie się we czwartek.
Uchwała 1/05/07: Zarząd decyduje, że z ramienia Zarządu rekrutację prowadzą Kinga Dąbrowska i Michał Pawlęga; te osoby mają prawo ustalać terminy i harmonogram rekrutacji, skład komisji rekrutacyjnej, negocjują z kandydatami warunki zatrudnienia, po przeprowadzeniu procesu rekrutacji rekomendują Zarządowi osobę do zatrudnienia.
Uchwała została przyjęta jednogłośnie.
4. Raport o stanie członkostwa i biura
Liczba członków: 2298
397 osób nie odnowiło składki.
Liczba grup lokalnych: 14
G.Szk. 62; jedna szkolna grupa ulega rozwiązaniu (w związku z przeniesieniem się koordynatorki).
Liczba osób do przyjęcia: 64.
Uchwała 2/05/07:
- Zarząd podejmuje decyzję o przyjęciu do Stowarzyszenia 64 osób.
- Zarząd orzeka wygaśnięcie członkostwa w Stowarzyszeniu 397 osób, które w wymaganym terminie nie opłaciły składki.
Ewaluacja pracowników:
Zarząd zapoznał się z wynikami ewaluacji, przedstawionymi przez Dyrektora Stowarzyszenia.
Problem: wraz z odejściem dyrektora odchodzi też jego asystentka, zajmująca się obecnie sprawami finansowymi (cash flow, monitoring etc.). Na miesiąc te obowiązki przejmuje Ela Chrzanowska; tym niemniej należy przeprowadzić rekrutację osoby od finansów (patrz punkt porządku, dotyczący zakresów obowiązków pracowników).
Ustalono, że w okresie przejściowym – do zatrudnienia nowego dyrektora – w sprawach bieżących pracownicy kontaktować się będą z prezeską.
Natomiast w sprawach finansowych (przede wszystkim jeśli chodzi o DDC) – z Moniką Szreder.
Zarząd udzielił zgodę na przedłużenie Eli Chrzanowskiej urlopu bezpłatnego do końca września – pod warunkiem, że zastępować ją będzie cały czas ta sama, wskazana przez nią, osoba.
5. Monitoring pracy Zarządu
Audyt organizacyjny:
Zarząd zapoznał się z propozycją nowych zakresów obowiązków dla pracowników, opracowaną przez audytorów i wniósł (drobne) poprawki.
Zarząd uzgodnił, w jakim trybie pracownikom będą proponowane nowe zakresy obowiązków.
Zarząd uznał, że w sprawie nowego stanowiska, którego wprowadzenie rekomenduje audyt – specjalista ds. finansowych, pół etatu – istnieje możliwość wystąpienia o grant IMT (zatrudnienie specjalisty ds. finansowych zgodne jest z zaleceniami IMT). W związku z tym decyzja o utworzeniu bądź nie takiego stanowiska zależeć będzie od decyzji IMT.
– strategia PR
Strategia została wstępnie przygotowana przez Adama Sanockiego; jej dokończenie planowane jest na koniec maja.
6. Przygotowania do WZ oraz do ICM
WZ: kto za co odpowiada:
- Kinga Dąbrowska – sprawozdanie Zarządu;
- Zuzanna Kulińska – sprawozdanie KR;
- Monika Szreder – sprawozdanie finansowe, projekt budżetu;
- Mateusz Hładki – plan operacyjny;
Dyskusja nad rezolucjami na ICM w trakcie WZ: prowadzą Kinga Dąbrowska i Mateusz Hładki, do udziału zaproszony jest także Maciek Fagasiński.
7. Fundraising
1% – mniejszy przychód, niż w zeszłym roku; czyli prawdopodobnie nie utrzymaliśmy naszych donorów i nie pozyskaliśmy nowych.
Arek Jarosiński przedstawił Zarządowi informacje na temat stanu deficytu:
założony deficyt – 130 tys.; z poczynionych w 2006 roku oszczędności zostało nam 30 tys, więc deficyt zmniejsza się do 100 tys.
Dodatkowe oszczędności powodują, że deficyt szacowany jest na ok. 93 tysiące.
Generalnie: podstawowego problemu, jakim jest zdobycie niezależności finansowej do 2007/08 roku nie jesteśmy w stanie rozwiązać. Oszczędności pozwalają nam przetrwać, natomiast nie zapewnią nam stabilności finansowej.
Mamy zatrudnioną fundraiserkę, której zadaniem jest opracowanie i wdrożenie strategii pozyskiwania nowych źródeł finansowania.
Dzięki DDC przychody Stowarzyszenia wzrastają – nieco zbyt wolno, ale systematycznie.
DDC – stały problem braku ludzi do pracy.
8. Plan operacyjny i projekt budżetu na 2008
Zarząd zapoznał się z projektem Planu Operacyjnego na rok 2008.
9. Komisja Rewizyjna
KR wnosi o wydrukowanie protokołów wraz z uchwałami i przechowywanie ich także w wersji papierowej.
10. Wyjazdy planowane
Magda do Londynu
Małgorzata Wasilewska – na spotkanie przygotowawcze do ICM-u do Szwecji (na ich koszt)
Kinga Dąbrowska – czerwiec, spotkanie przygotowawcze do ICM-w, Austria, być może koszt przejazdu będzie musiała pokryć nasza sekcja.
11. Sprawy różne
Zarząd zapoznał się z aktualnymi planami AI EU Association. Polska sekcja jest zadowolona z programu lobbyingowego i będzie rekomendować jego przedłużenie.
Rafał Kownacki przybył poinformować Zarząd o swojej planowanej rezygnacji z funkcji członka Zarządu.