Protokół z posiedzenia zarządu 26.11.06 + odpowiedź na Opinię KR nr VI/2006 – Amnesty International

Protokół z posiedzenia zarządu 26.11.06 + odpowiedź na Opinię KR nr VI/2006

Obecni:
Zarząd:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Mateusz Hładki
Rafał Kownacki
Monika Szreder

Dyrektor Stowarzyszenia Arkadiusz Jarosiński
Komisja Rewizyjna: Ewa Bajbak

1. Przyjęcie porządku obrad
Przyjęto następujący porządek obrad:

  1. Przyjęcie porządku obrad
  2. Raport o stanie członkostwa i biura
  3. Maraton pisania listów 2006
  4. Prace nad nowym serwisem
  5. Uchwały zarządu w związku z listami KR
  6. Fundraising
  7. Walne Zgromadzenie
  8. Audyt organizacyjny
  9. Delegat/delegatka do AI EU Council
  10. Wyjazdy planowane
  11. Sprawy różne

2. Raport o stanie członkostwa i biura
– Informacja o stanie grup: Zarząd otrzymał informację, że następujące grupy od dawna nie prowadzą już żadnej działalności: grupa 1 w Gdańsku, grupa inicjatywna w Gdańsku, grupa inicjatywna w Zielonej Górze, grupa inicjatywna w Głogowie. Pełniący obowiązki koordynatora grupy inicjatywnej w Warszawie zgłosił rezygnację.
Zarząd, stosunkiem głosów: 3 za, 2 wstrzymujące się, zadecydował o rozwiązaniu niedziałających grup.

Uchwała 1/11/2006

Z dniem 26 listopada ulegają rozwiązaniu następujące grupy: grupa nr 1 w Gdańsku, grupa inicjatywna  Gdańsku, grupa inicjatywna w Zielonej Górze, grupa inicjatywna w Głogowie, grupa inicjatywna w Warszawie.

– Stan członkostwa: obecnie mamy 2446 członków, 14 grup, 52 grupy szkolne.
Czterdzieści osób zgłosiło wolę wstąpienia do Stowarzyszenia.
Zarząd jednogłośnie podjął decyzję o przyjęciu czterdzieściorga nowych członków i członkiń (Uchwała 2/11/2006)

– Szkolna Grupa AI z Łowicza uległa samorozwiązaniu. Powstała Szkolna Grupa AI w Zabłudowie.

– Umowa dla Kai Kuleszy: Kaja Kulesza została zatrudniona na stanowisku rzeczniczki prasowej na podstawie umowy zlecenia. Miała pełnić obowiązki rzeczniczki do czasu przeprowadzenia audytu organizacyjnego w stowarzyszeniu. Obecnie kończy się czas obowiązywania jej umowy; tymczasem audyt przesunął się o trzy miesiące w stosunku do zaplanowanego terminu. W związku z tym Arek Jarosiński poinformował zarząd o przedłużeniu umowy Kai Kuleszy.

– Arek Jarosiński poinformował zarząd, że Jacek Białas poprosił o bezpłatny urlop wychowawczy na okres od stycznia do kwietnia. W związku z tym niezbędne jest zatrudnienie na ten czas kogoś do pełnienia funkcji koordynatora kampanii, na umowę-zlecenie. Odbędzie się rekrutacja wewnętrzna, poprzez ogłoszenie o poszukiwaniu odpowiedniej osoby na listach informacyjnych AI; rekrutację przeprowadzą Jacek Białas i Arkadiusz Jarosiński.
Zarząd prosi dyrektora o zorientowanie się, w jaki sposób Jacek Białas będzie miał podczas urlopu opłacany ZUS i czy istnieje potrzeba opłacania ZUS-u przez stowarzyszenie.

– Zarząd na wniosek dyrektora zadecydował o zamknięciu biura na okres między świętami a nowym rokiem.

– Zarząd zaaprobował decyzję o przyznaniu Elżbiecie Chrzanowskiej i Magdalenie Rurce premii w związku z faktem, że obydwie miał w ostatnim czasie poważnie zwiększony zakres obowiązków.

– Kaja Kulesza przygotuje dla zarządu informację o tym, jak wyglądają prace nad przygotowywaniem strategii PR.

3. Maraton pisania listów 2006
– Tegoroczny Maraton związany jest z rocznicą 25-lecia stanu wojennego.
– Odbyły się spotkania z byłymi polskimi więźniami sumienia. Nagrane zostały materiały z rozmów z tymi więźniami, grupy dostaną płyty, żeby móc je wykorzystać podczas maratonu.
Przygotowywane są spoty telewizyjne i radiowe dotyczące maratonu.
Kontakty z byłymi więźniami sumienia – wygląda na to, że udało się zbudować coś trwałego, że te kontakty zaowocują w przyszłości. Regiony mają kontakt ze -swoimi- więźniami, mogą ich zapraszać.
– promocją Maratonu w Internecie zajmuje się firma Heureka; ta firma ma również robić monitoring i informować nas o tym, czy i co piszą o nas w różnych miejscach. Heureka zgłosiła projekt tak zwanego marketingu wirusowego. Elementem tego marketingu jest gra -Więzień-. W sprawie tej gry – budzącej kontrowersje – Zarząd prosi Arka Jarosińskiego i Wojtka Makowskiego o zczególną staranność przy podejmowaniu ostatecznej decyzji dotyczącej gry.
Powstaje strona Maratonu w serwisie blox.pl. Został też już przygotowany specjalny numer magazynu AI oraz plakaty.
– Był plan, żeby przy wysyłaniu listów skorzystać z firm kurierskich, niestety, firmy odmówiły (dwie twierdząc, że jesteśmy polityczni).
– Maraton międzynarodowy organizuje pięcioosobowa grupa. W tym roku po raz pierwszy informacja o maratonie pojawi się na stronie światowej; są potwierdzenia chęci udziału w Maratonie z ponad trzydziestu krajów, w tym często takich, w których sekcje nie biorą udziału, ale grupy lokalne tak.

4. Prace nad nowym serwisem
Obecnie mamy poważny problem z obsługą przez Interię; pojawiają się problemy z mailami; wygląda na to, że Interia nie radzi sobie z liczbą klientów.
Interia problemów z obsługą strony nie widzi. Webstyle również nie.
Arek Jarosiński przyspieszył prace nad stworzeniem nowego serwisu, który powinien być gotowy koło 15 stycznia. Osoby, które ten nowy serwis przygotowują, zrobiły nam tymczasową stronę. Będzie także działała strona Maratonu, znajdą się na niej m.in. narzędzia do zapisywania się do Stowarzyszenia. Formularz do zapisywania się powinien także znaleźć się na tymczasowej stronie. Pojawiła się także szansa przeniesienia wszystkiego do nowego providera.
Arek Jarosiński domaga się od Interii, żeby wyceniła szkody, jakie Stowarzyszenie poniosło w związku z tym, że firma nie jest w stanie spełniać naszych oczekiwań.
W sprawie nowego serwisu, Arek Jarosiński – który przejął odpowiedzialność za działania związane z przygotowaniem nowego serwisu – rozpisał przetarg. Wybrał dwóch freelancerów, którzy bardzo dobrze przygotowali się o spotkania, a jednocześnie zaproponowali konkurencyjną cenę: 10 tysięcy za całość (plus koszty przeniesienia).
Konieczne jest przesłanie na listę informacyjną listu do członkostwa dotyczącego strony, z informacją, że na przełomie stycznia-lutego strona będzie gotowa.

5. Uchwały zarządu w związku z listami KR
– opinia nr 6: tekst odpowiedzi w załączeniu;
– Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę dotyczącą zmian w Regulaminie Struktur Pośrednich i Grup Stowarzyszenia Amnesty International (Uchwała 3/11/06). W załączeniu – ujednolicona wersja Regulaminu.

– Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę, dotyczącą zasad współpracy z innymi organizacjami pozarządowymi zasad udziału w demonstracjach.

Uchwała 4/11/06

Zarząd, biorąc za punkt wyjścia zasady, obowiązujące w ruchu międzynarodowym, informuje:

Współpraca AI z innymi organizacjami pozarządowymi
Amnesty współpracuje z innymi organizacjami o ile współpraca ta przyczynia się z jednej strony do lepszej ochrony praw człowieka, a z drugiej do efektywniejszej promocji tychże praw. Amnesty może współpracować z każdą organizacją o ile jej działalność nie jest sprzeczna z zasadami AI. Działalność organizacji, z którą współpracuje AI może wybiegać poza obszar działań Amnesty o ile odnosi się do Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka. Współpraca z innymi organizacjami dotyczy konkretnych projektów (dobrym przykładem takiej współpracy na poziomie międzynarodowym jest współpraca z Oxfam International w kampanii Control Arms)
Jeśli chodzi o działania w Polsce, przy włączaniu się w jakikolwiek projekt prowadzony przez inną organizację (lub zapraszaniu innych organizacji do współpracy w projektach AI) należy pamiętać, że taka współpraca nie może ograniczać naszej niezależności finansowej, politycznej, a także naszej wiarygodności.
Grupy lub struktury, które chcą podjąć współpracę z jakąkolwiek organizacją, powinny wcześniej poinformować o takim zamiarze Dyrektora Stowarzyszenia. Informacja powinna zawierać opis projektu oraz określać, na czym polega współpraca. Dyrektor ma siedem dni roboczych na ewentualne zgłoszenie swoich wątpliwości wobec projektu współpracy; w razie wątpliwości konsultuje się z Zarządem Stowarzyszenia, który wydaje decyzję w trybie obiegowym.
Więcej w: AI Index ORG 20/01/98

Amnesty a demonstracje
Demonstracje są jedną z istotniejszych technik kampanijnych Amnesty.
Przy organizowaniu manifestacji należy upewnić się czy uzyskało się wszelkie wymagane zezwolenia obowiązujące na danym terenie i czy o inne grupy, sekcja została poinformowana o planowanej akcji.
Wszelkie demonstracje w których bierze udział Amnesty muszą być legalne i nie mogą w żaden sposób naruszać obowiązującego prawa.
Grupy lub struktury, chcące wziąć udział w manifestacji nie organizowanej przez AI, powinny wcześniej poinformować o tym Dyrektora Stowarzyszenia. Dyrektor w razie wątpliwości konsultuje się z Zarządem, który podejmuje decyzję w tej sprawie w trybie obiegowym.
Dokładne wskazówki jak zaplanować demonstracje można znaleźć w Podręczniku kampanijnym. Patrz: http://web.amnesty.org/web/content.nsf/pages/gbr_campaigning_manual (wskazówki dotyczące demonstracji: Chapter 7 Campaigning techniques).

6. Fundraising
– Stowarzyszenie ponosi wysokie koszta księgowości; dyrektor stowarzyszenia poinformował zarząd, że przeprowadza przetarg dotyczący księgowości, w którym biorą udział cztery firmy (w tym także ta, która obecnie prowadzi księgowość);
– wśród zaleceń ruchu międzynarodowego dla naszej sekcji znajduje się także propozycja zatrudnienia osoby do prowadzenia księgowości/nadzoru nad finansami (financial officer); istnieje możliwoć uzyskania grantu na stworzenie takiego stanowiska. Oznaczałoby to rezygnację z księgowości zewnętrznej na rzecz wewnętrznej. Ponieważ wkrótce podpisujemy umowę z firmą księgową, wobec tego przynajmniej jeszcze przez rok będziemy mieli księgowość zewnętrzną, więc ewentualna decyzja o zatrudnienia osoby do prowadzenia księgowości jest kwestią przyszłości.
– program homebankingowy – problemy: zakupiliśmy bazowe oprogramowanie od firmy, która miała nam ten program zrobić, po czym zaczęły gwałtownie rosnąć koszty; dyrektor stowarzyszenia załatwia sprawę z Microsoftem; wynegocjował obniżenie kosztów. Obecnie mamy stratę 4 tysięcy (a groziła nam strata 13).

Monika Szreder przedstawiła zarządowi informację o stanie finansów Stowarzyszenia.
Rok 2006 zamkniemy na niewielkim plusie.
Natomiast wyniku DDC są niższe, od zakładanych; w związku z tym w przyszłym roku  Stowarzyszeniu grozi deficyt w wysokości prawie 100 tysięcy złotych.
Oznacza to, z jednej strony, konieczność zmniejszania kosztów, z drugiej – znalezienie nowych metod fundraisingu. Magda Rurka była w Londynie, przywiozła stamtąd pewne zalecenia. Ma za zadanie opracować do połowy grudnia dwie nowe metody fundraisingu.

Jeśli chodzi o powody, dla których DDC nie przynosi założonych przychodów, podstawowym problemem jest brak ludzi do pracy; ten problem pojawił się niedawno, w momencie opracowywania założeń programu nie można było przewidzieć, że w Polsce nastąpi emigracja zarobkowa na tak dużą skalę, że spowoduje to niemożność znalezienia wystarczającej liczby osób chętnych do podejmowania czasowej pracy.
Dodatkowym problemem jest mała lokalna obecność AI, przez co trudno jest koordynować program jednocześnie w kilku miastach.

7. Walne Zgromadzenie
Tegoroczne Walne Zgromadzenie odbędzie się 19-20 maja. W związku z tym, że żadna grupa lokaln nie wyraziła chęci zorganizowania WZ, odbędzie się ono w Warszawie.

8. Audyt organizacyjny
Zgłosiły się 4 podmioty:
– Ośrodek Ewaluacji
– Piotr Jaworski (audytor indywidualny)
– WASCO
– FRSO, które wycofało się w trakcie dalszych rozmów.
Ostatecznie do przeprowadzenia audytu wybrany został Piotr Jaworski. Zaproponował jako metodę audytu wywiady z pracownikami i pracowniczkami biura, focusy z wybranymi wolontariuszami, członkami zarządu etc. (od stycznia) oraz ankietę, a także analizę dokumentacji – tj. opisów stanowisk pracy, regulaminów etc. (od połowy grudnia)
Proponuje także pracę w grupach focusowych nad wypracowaniem rekomendacji (do końca marca) po czym od razu – rozpoczęcie wdrożeń. Po kilku miesiącach – minibadanie pod kątem zaobserwowanych zmian (czerwiec lub wrzesień). Koszt audytu – ok. 15 tysięcy złotych.
Uwagi do projektu audytu:
– warto zadbać o poczucie bezpieczeństwa pracowników;
– audyt (czego nie ma explicite w ofercie) musi skupiać się nie tylko na naszych błędach, ale także na silnych stronach (i na nich powinny zostać oparte rekomendacje).

Osobą odpowiedzialną ze strony zarządu jest Michał Pawlęga.

9. Delegat/delegatka do AI EU Council
Do 1 grudnia należy wybrać nowego delegata/nową delegatkę do AI EU Council. Kandydata/kę wskaże Natalia Szczucka.

10. Wyjazdy planowane
Draginja Nadażdin – Rzym, spotkanie koordynatorów HRE, płaci sekretariat (9-10 grudnia)

11. Sprawy różne
– termin następnego spotkania: dwudniowe spotkanie 13-14 stycznia, połączone z focusem
– prawa pracownicze – pytanie z listy dyskusyjnej
Kinga Dąbrowska odpisze pytającemu, wyjaśniając stanowisko AI w tej kwestii;
– ENAR – może inna organizacja przejmie zadania prowadzenia tej sieci; jeśli nie trzeba się będzie wycofać z sieci.
– ostatnio GW opublikowała informację na temat śmierci Czeczena, któremu Polska nie zapewniła należytej opieki medycznej; trwa dochodzenie w tej sprawie; warto się zająć reaserchem na temat Dublin 2, mamy kontakt z Romaszewskim. Maciek Fagasiński chce stworzyć zespół ds. uchodźców.
– istnieje kilka kontrowersyjnych tematów, w których warto wyjaśnić/przypomnieć stanowisko AI:
apolityczność – Kinga Dąbrowska przygotuje draft.
aborcja – potrzebny jasny komunikat w kilku zdaniach podsumowujący obecną debatę.
może: tekst do biuletynu o tym, dokąd AI zmierza, czym będzie się zajmować w kampanii ESCR a czym nie etc.

W załączeniu:
Odpowiedź Zarządu na opinię nr 6 Komisji Rewizyjnej
Regulamin Struktur Pośrednich i Grup Stowarzyszenia Amnesty International – wersja ujednolicona

protokół sporządziła Anna Dzierzgowska
——————

ODPOWIEDŹ ZARZĄDU NA OPINIĘ KOMISJI REWIZYJNEJ VI/2006.

W odpowiedzi na opinię Komisji Rewizyjnej VI/2006 w sprawie-przedłużających się problemów ze stroną internetową-, Zarząd przyjmuje do wiadomości ustalenia oraz rekomendacje Komisji Rewizyjnej. W szczególności:

1.       Zarząd zobowiązuje się do większej staranności w podpisywaniu umów o świadczenie usług na rzecz Stowarzyszenia, by każdorazowo w takich porozumieniach znajdowała się klauzula dotycząca sposobu usuwania nieprawidłowości przez usługodawcę.
2.       W związku z trwającą reorganizacją pracy Biura Stowarszyszenia, którą zakończy wprowadzenie zaleceń audytu na początku 2007 roku, w początkowym okresie awarii strony internetowej żaden z pracowników Biura nie miał w swym zakresie obowiązków koordynacji prac nad stroną. Zdając sobie sprawę z tej sytuacji, Zarząd w lipcu 2006 roku wyznaczył osobę koordynującą. Dodatkowo – w okresie wakacyjnym (12 sierpnia) –  Zarząd zebrał się w przyspieszonym terminie na spotkaniu, którego jednym z głównych tematów była awaria strony internetowej Stowarzyszenia.
3.       Zarząd na spotkaniu 12 sierpnia podjął decyzję o wyasygnowanu z budżetu pieniędzy na nową stronę internetową. Jednocześnie rozpoczęły się rozmowy z potencjalnymi partnerami, którzy mogliby zbudować nowy serwis. Celem określonym przez Zarząd jest zbudowanie strony wzorowanej na stronie sekcji amerykańskiej. Bez względu na odpłatny czy bezpłatny charakter świadczenia AI usług hostingowych, podmiot świadczący będzie związany umową, w której jasno określona będzie odpowiedzialność za tego typu sytuacje. Dyrektor Stowarzyszenia jest odpowiedzialny za rozmowy z potencjalnymi partnerami.
4.       Zarząd zdaje sobie sprawę, że awaria strony internetowej miała wpływ na realizację planu operacyjnego Stowarzyszenia. Nie mniej, w opinii Zarządu nie był to wpływ uniemożliwiający realizację celów kampanijnych. I tak:
– Awaria nie wywarła znaczącego wpływu na przebieg kampanii Stop Przemocy Wobec Kobiet, gdyż strona dotycząca tej kampanii działała przez cały ten okres. Niemożliwe było jedynie umieszczenie tam raportu dotyczącego przemocy wobec kobiet.
– Brak strony spowodował niemożliwość zorganizowania webakcji w ramach akcji -Stop Torturom-. Wg początkowych założeń do końca października miało zostać zebrane 15 tys. podpisów, z których większość miała być zebrana przez stronę, a tylko część dzięki akcjom grup. Pomimo awarii strony udało się zrealizować ponad połowę założonego planu. Sytuację ma poprawić, przynajmniej częściowo, zaplanowana kampania społeczna Saatchi & Saatchi.
– Ze względu na wakacyjny okres, brak strony nie miał wpływu na funkcjonowanie programu REAP.
5.       Zarząd potwierdza ustalenia Komisji Rewizyjnej, że awaria strony internetowej nie wpłynęła znacząco na wpływy finansowe Stowarzyszenia. Dotacje w roku ubiegłym przekazane za pośrednictwem strony, w okresie maj – wrzesień wyniosły 262,3 zł, co stanowi znikomy procent przychodów AI Polska.
6.       Odnośnie zalecenia Komisji Rewizyjnej, by doprowadzić w jak najszybszym czasie do podpisania umowy w sprawie prowadzenia strony internetowej na warunkach odpowiadających potrzebom Stowarzyszenia i prowadzonym kampaniom, Zarząd przypomina, że tempo aktualizowania czy usuwania informacji zawieszonych na stronach intenetowych w domenie AI Polska nie jest w gestii providera usług hostingowych, a Stowarzyszenia jako takiego. Mając więc na uwadze doświadczenia z przeszłości, Zarząd zobowiązuje się znaleźć środki budżetowe, które pozwolą na odpłatne zlecenie wykonywania wspomnianych zadań osobie, która będzie zajmowała się tym profesjonalnie, a nie jak dotychczas – na zasadach pracy wolontariackiej.

Zarząd z satysfakcją przyjmuje konkluzję opinii Komisji Rewizyjnej, że pomimo zaistnienia uchybień oraz nieprawidłowości w związku z awarią strony internetowej, nie zagroziło to działalności Stowarzyszenia określonej w § 7.1 Statutu Amnesty International Polska.

Podoba Ci się to co robimy? Nasze działania są możliwe dzięki regularnym darowiznom od osób prywatnych. Włącz się! Możesz zmienić lub uratować ludzkie życie!
Pomagaj prowadzić działania edukacyjne
Pomagaj wpływać na zmianę prawa
Pomagaj wysyłać badaczy do stref kryzysu

Pomóż teraz!

Kwota może składać się jedynie z cyfr. Wartość musi być dodatnia
3923