Obecni:
Zarząd:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Adam Pruss
Małgorzata Urbanik
Oraz: Piotr Choroś
Dorota Flak
Komisja Rewizyjna: Michał Stela
Biuro: Małgorzata Zdunek
1. Przyjęcie porządku obrad
Przyjęto następujący porządek obrad:
Przyjęcie porządku obrad
Kooptacja nowych członków zarządu.
Raport o stanie członkostwa
Biuro
Wnioski z raportu dotyczącego komunikacji wewnętrznej w AI
Spotkanie koordynatorów – wnioski na przyszłość
REAP
Omówienie raportu finansowego za rok 2003
Direct Dialog Campaign – informacja o stanie projektu
Wyjazdy planowane
Sprawy różne.
2. Kooptacja nowych członków zarządu
Z członkostwa w zarządzie zrezygnowali Amina Bassil i Maciej Wieczorkowski (obydwoje z przyczyn osobistych). Zgodnie z art. 23 pkt 5 Statutu Stowarzyszenia zarząd podjął decyzję o dokooptowaniu do składu zarządu dwóch osób. Kandydatami byli: Dorota Flak (kandydowała do zarządu podczas Walnego Zgromadzenia w 2003 roku, w związku z czym zwróciliśmy się do niej z prośbą, aby zgodziła się wejść do zarządu) oraz Piotr Choroś (który zgłosił swoją kandydaturę). W głosowaniu tajnym zarząd jednogłośnie przyjął obydwoje kandydatów w skład zarządu. (uchwała 1/III/2004)
Zgodnie ze statutem Stowarzyszenia nowi członkowie zarządu są członkami bez prawa głosu.
Zarząd jednogłośnie wybrał na stanowisko skarbnika zarządu Kingę Dąbrowską (uchwała 2/III/2004).
3. Raport o stanie członkostwa
Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę o przyjęciu czterdziestu jeden nowych członków (uchwała 3/III/2004).
Z raportu przedstawionego przez Małgorzatę Zdunek wynika, że do dnia 20 marca dwie trzecie członków nie odnowiło składki członkowskiej.
4. Biuro
Małgorzata Zdunek poinformowała zarząd, że warszawski KRS rozpatruje już sprawę likwidacji Oddziału Mazowieckiego.
5. Wnioski z raportu dotyczącego komunikacji wewnętrznej w AI
Zarząd zapoznał się z raportem firmy Henke dotyczącym komunikacji wewnętrznej w AI. Wnioski z raportu (opracowane przez Lucynę Mauks) – w załączeniu. Cały raport w wersji papierowej dostępny jest dla zainteresowanych w biurze w Gdańsku.
Odpowiadając na pytanie, Małgorzata Zdunek przypomniała, jakie były przesłanki do zorganizowania badania komunikacji wewnętrznej. Od lat polska AI boryka się z problemem, polegającym na tym, że co roku tylko niewielka część członków odnawia składkę. W 2003 roku na wniosek IS w polskiej AI przeprowadzona została ankieta na temat płacenia składek, zadowolenia z członkostwa itp. Po tym badaniu sekcja holenderska zwróciła się do nas z propozycją, że sfinansuje nam przeprowadzenie dalszych badań, dotyczących wewnętrznej komunikacji. Doradzono nam zatrudnienie eksperta z zewnątrz, w celu uzyskania obiektywnego spojrzenia na sytuację; doradzono nam również badanie PR, a nie tylko przeprowadzenie ankiet, ponieważ badania socjologiczne pozwalają wskazać problemy, natomiast firmy zajmujące się komunikacją wewnętrzną proponują także sposoby rozwiązania tych problemów.
Raport będzie dostępny jedynie w wersji papierowej i nie zostanie udostępniony w wersji elektronicznej z uwagi na konieczność ochrony praw autorskich.
W ramach dyskusji nad wnioskami z raportu Adam Pruss wyjaśnił, że w połowie kwietnia powinna być gotowa nowa strona AI. Piotr Choroś poruszył problem dostosowania strony do potrzeb osób niewidomych (zgodnie z istniejącymi standardami); zarząd zgodził się, że jeśli tylko istnieje taka możliwość, powinno to zostać zrobione.
6. Spotkanie koordynatorów – wnioski na przyszłość
Spotkanie koordynatorów zostało uznane za udane i przydatne. Wynika z niego, że na pewno istnieje potrzeba organizowania tego typu spotkań: warto organizować zarówno spotkania poświęcone planowaniu konkretnych działań, jak i szkolenia (jest to zresztą zgodne z rekomendacjami, wynikającymi z raportu dotyczącego komunikacji). Tym, czego najbardziej zabrakło, była ankieta ewaluacyjna; podczas kolejnych spotkań niezbędne jest przeprowadzanie takich ankiet. Część uczestników spotkania przekazała jednak swoje opinie na jego temat i na ogół były to opinie pozytywne.
Organizacji kolejnych spotkań dla koordynatorów podjęła się Grupa Robocza do spraw Członkostwa. Najbliższe takie spotkanie odbędzie się w czerwcu i będzie przede wszystkim związane z przygotowywaniem planu operacyjnego.
Wadą przygotowywanych przez nas planów operacyjnych jest to, że często pojawiają się w nich bardzo ogólnikowe hasła („stała praca nad przypadkiem”) a nie konkretne plany konkretnych (i mierzalnych) działań. W związku z tym Kinga Dąbrowska zaproponowała, żeby na czerwcowym spotkaniu przeprowadzić warsztat dotyczący opracowywania projektów.
7. REAP
Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę o zarejestrowaniu czterech nowych szkolnych grup AI (uchwała 4/III/2004). Nowe grupy to:
Szkolna Grupa AI nr 6, II LO ul Matejki 19, 47-220, Kędzierzyn-Koźle, opiekun: mgr Jarosław Pietrzak;
Szkolna Grupa AI nr 7, gimnazjum nr 43 ul. E. Plater 31, Warszawa, opiekunka: Ewa Majewska;
Szkolna Grupa AI nr 8, Zespół Szkół nr 7 im. Narcyzy Żmichowskiej, ul. Klonowa 16, 00-591 Warszawa, opiekunka: Jolanta Kazimierczak;
Szkolna Grupa AI nr 9, gimnazjum nr 1 im. Mikołaja Kopernika, ul. Szkolna 3, 32-540 Trzebinia, opiekunka: Maria Wyrwik.
Arek Jarosiński przedstawił zarządowi obecny stan projektu REAP. CODN zgłosił się z ofertą przeprowadzenia (nieodpłatnie, tylko za zwrot kosztów) jeszcze jednych zajęć ze szkolącą się obecnie grupą nowych multiplikatorów.
W najbliższej przyszłości sekcja norweska przeprowadzi monitoring i ewaluację projektów REAP w różnych krajach i na tej podstawie sformułuje zalecenia na przyszłość dla poszczególnych sekcji.
Do projektu REAP dołączył Wrocław i region dolnośląski. Trenerów dla tego regionu przeszkolą multiplikatorzy.
W ramach projektu REAP polska sekcja współpracuje ze Związkiem Harcerstwa Polskiego w projekcie „Barwy Przyszłości”. ZHP nie jest łatwym partnerem: ma bardzo zhierarchizowaną strukturę i centralny sposób zarządzania, przez co często trudno dotrzeć do osób naprawdę zainteresowanych tematyką praw człowieka. Wnioski z dotychczasowej współpracy i rekomendacje na przyszłość są takie, że warto dokończyć rozpoczęty projekt i szukać kontaktów z drużynami ZHP w ramach regionów, tam, gdzie znajdą się osoby, zainteresowane współpracą z nami. Nie warto natomiast wchodzić w żadne nowe projekty.
Arek Jarosiński zadecydował, a zarząd poparł tę decyzję, że nie ma sensu organizowanie w ramach REAP-u szkoleń dla dziennikarzy, ze względu na bardzo nikłe zainteresowanie takimi szkoleniami. Powstanie natomiast specjalna strona z materiałami dla dziennikarzy w ramach strony AI, nadal też nadawana będzie coroczna nagroda dla dziennikarzy.
W dyskusji pojawiło się kilka propozycji dotyczących tego, jak podnieść rangę nagrody dla dziennikarzy:
zmienić termin przyznawania nagrody: 10 grudnia ma miejsce wiele ważnych wydarzeń, które mogą przesłonić naszą nagrodę; padały propozycje przeniesienia nagrody na maj: można wykorzystać datę 3 maja – dzień wolności prasy, albo związać nagrodę z raportem AI (o ile będzie się ukazywał);
ewentualnie włączyć nagrodę AI do nagród, przyznawanych w ramach Grand Press (ale: nasza nagroda może wówczas przejść niezauważona wśród innych naród);
można zastanowić się nad podjęciem współpracy z którymś ze stowarzyszeń dziennikarskich, z organizacją Reporterzy bez Granic, albo ze stowarzyszeniem na rzecz monitoringu wolności prasy.
8. Omówienie raportu finansowego za rok 2003
Jak co roku przeprowadzony został audyt finansowy. Ostateczny raport przygotowany zostanie w kwietniu (wtedy też zostanie przyjęty przez zarząd) jak co roku zostanie przesłany do Urzędu Skarbowego i do KRS, wyniki raportu finansowego zostaną także dołączone do raportu rocznego polskiej sekcji.
Raport jest pozytywny, audytor nie ma zastrzeżeń co do naszego sposobu gospodarowania pieniędzmi.
9. Direct Dialog Campaign – informacja o stanie projektu
Aby mógł ruszyć projekt DDC niezbędne jest nowe, większe biuro w Warszawie. Musi się w nim znaleźć pomieszczenie dla koordynatora projektu, telefony dla telemarketerów, miejsce, gdzie będzie można przyjmować i szkolić telemarketerów itp. W Gminie Centrum nie ma chwilowo przetargów na lokale, a czas oczekiwania na lokal od Gminy może wynosić nawet dwa lata. Dlatego Stowarzyszenie zmuszone będzie wynająć lokal na warunkach komercyjnych. Nie oznacza to większych wydatków dla Stowarzyszenia – kwota, którą planowaliśmy przeznaczyć na wynajem lokalu wynosi około 4 tysięcy złotych i ta kwota nie ulegnie zmianie. W związku z tym wynajęty komercyjnie lokal będzie mniejszy, niż byłby lokal otrzymany od Gminy na warunkach preferencyjnych.
Przeprowadzka do nowego lokalu i zlikwidowanie siedziby Stowarzyszenia na Trębackiej planowana jest na koniec kwietnia.
W maju zostanie zatrudniona (na umowę-zlecenie) osoba obsługująca bazy danych i zajmująca się obsługą administracyjną projektu. W kwietniu także zostaną ostatecznie opracowane procedury działania dla telemarketerów. Do końca kwietnia muszą także zostać przygotowane wszystkie materiały, niezbędne do rozpoczęcia projektu.
W maju także zostaną zatrudnieni i rozpoczną pracę pierwsi telemarketerzy.
Małgorzata Zdunek przypomniała, że pożyczkę na projekt DDC polska sekcja otrzymuje w ratach i że projekt jest na bieżąco monitorowany.
10. Wyjazdy planowane
Mamy zaproszenie do Czech na Walne Zgromadzenie, które odbędzie się w pierwszy weekend kwietnia.
Dwie osoby zostały zaproszone do Bratysławy na EU AGM – najprawdopodobniej pojadą tam prezes i dyrektor.
Julia Sherwood prosi o zorganizowanie dla Czechów i Słowaków warsztatów na temat edukacji praw człowieka; ta prośba zostanie przekazana Arkowi Jarosińskiemu.
24 kwietnia Kinga Dąbrowska na zaproszenie duńskiej sekcji pojedzie na AGM do Danii.
11. Sprawy różne
a. Stowarzyszenie ubiega się o status organizacji pożytku publicznego; w związku z tym KRS zażądał dokonania zmian w statucie Stowarzyszenia. Zarząd jednogłośnie podjął uchwałę o zwołaniu 24 kwietnia w Gdańsku Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia (uchwała 5/III/2004), w celu wpisania do statutu następujących poprawek:
Dodanie w art. 7 ust. 4 o brzmieniu:
Stowarzyszenie prowadzi nieodpłatną działalność pożytku publicznego w zakresie upowszechniania i obrony praw człowieka i według Polskiej Klasyfikacji Działalności stanowi to „działalność pozostałych organizacji członkowskich, gdzie indziej nie sklasyfikowaną PKD 91.33Z.”
Dodanie w art. 29 następujących punktów:
2. Członkowie Komisji Rewizyjnej nie mogą być spokrewnieni ani skoligaceni z członkami Zarządu Stowarzyszenia, ani nie mogą pozostawać z nimi w stosunku podległości z tytułu zatrudnienia.
3. Członkowie Komisji Rewizyjnej nie mogą być w przeszłości skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo z winy umyślnej.
4. Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą otrzymywać z tytułu pełnienia funkcji w tym organie zwrot uzasadnionych kosztów w wysokości nie wyższej niż określone w art. 8 pkt 8. ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi.
Dodanie artykułu 41a w brzmieniu:
1. Stowarzyszenie nie może udzielać pożyczek lub zabezpieczać zobowiązań własnym majątkiem w stosunku do swoich członków, wolontariuszy i pracowników lub osób, z którymi pracownicy pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, zwanych dalej „osobami bliskimi”.
2. Stowarzyszenie nie może przekazywać własnego majątku na rzecz swoich członków, wolontariuszy i pracowników lub ich osób bliskich na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich, w szczególności jeżeli przekazanie to następuje bezpłatnie lub na preferencyjnych warunkach.
3. Majątek Stowarzyszenia nie może być wykorzystywany na rzecz członków, członków organów lub pracowników oraz ich osób bliskich na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich chyba, że to wykorzystanie bezpośrednio wynika ze statutowego celu Stowarzyszenia.
4. Stowarzyszenie nie może dokonywać zakupów na szczególnych zasadach towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie Stowarzyszenia lub pracownicy oraz ich osoby bliskie.
Zmiana artykułu 39 ust. 2 polegająca na zamianie słów: „Postanowienia art. 29 ust.2-4 statutu stosuje się odpowiednio” na „Postanowienia art. 29 ust. 2-6 statutu stosuje się odpowiednio”.
Zaproszenie na NWZ i formularz zgłoszeniowy znajdą się w najbliższym biuletynie.
b. Rozpoczęły się rozmowy z firmą „Avon”, która jest zainteresowana przeprowadzeniem kampanii społecznej na temat przemocy wobec kobiet. Sprawą zajmują się Anna Góral i Mirella Panek.
c. Zarząd wyraził zgodę objęcie przez zespół LGBT patronatu nad Dniami Kultury Queer (1-3 maja).
d. Otrzymaliśmy zaproszenie do Krakowa na konferencję Młodzi przeciwko Rasizmowi; w konferencji weźmie udział Jacek Białas.
e. Trwa konkurs na nowego koordynatora/koordynatorkę zespołu Pilnych Akcji.
f. Koordynatorki/ra nie ma też obecnie zespół MSP – poszukiwana jest osoba, która obejmie ten zespół, przy czym jednym z jej głównych zadań będzie podjęcie pracy nad policją (kilka sekcji w Europie prowadzi projekty dotyczące pracy nad policją, jesteśmy zainteresowani tym obszarem działań).
g. Michał Stela przekazał zarządowi informację o tym, że grupy krakowskie chętnie zajmą się organizacją tegorocznego Walnego Zgromadzenia.
Aneks:
W trybie obiegowym zarząd wyraził zgodę na przygotowanie przez Małgorzatę Zdunek pisma do Rzecznika Praw Obywatelskich w związku z planowaną ekstradycją do Mołdawii tamtejszego obywatela (z prośbą o takie pismo zwrócił się adwokat zagrożonej deportacją osoby).
Załącznik:
Komunikacja wewnętrzna Amnesty International- raport w skrócie
(na podstawie raportu o Komunikacji wewnętrznej w AI przygotowanego przez firmę Henke opracowała Lucyna Mauks)
Analiza porównawcza badań na członkach 2003 i 2004
Badania przeprowadzone w 2004 roku potwierdzają wyniki badań poprzednich m.in. zadowolenie z przynależności do Amnesty International, chęć polecenia członkostwa znajomym i przyjaciołom, postrzeganie składki członkowskiej jako niskiej itd.
Rekomendacje:
Należy prowadzić regularne badania na członkach (raz do roku) w temacie: pozyskiwanie informacji na temat Amnesty International, lojalność wobec organizacji, składki członkowskie.
Wywiady z członkami-wnioski:
brak akceptacji dla struktury, przy jednoczesnej bardzo wysokiej akceptacji dla samej organizacji
dwie kategorie członków: działacze starzy i nowi;
oderwanie działalności od realiów życia w Polsce i problemów bliskich Polakom
brak narzędzi identyfikacji z organizacją (narzędziem tym staje się biuletyn wewnętrzny, strona internal i lista dyskusyjna, a powinny być Zarząd, logo, struktura)
wyjątkowość organizacji postrzegana przez pryzmat wyjątkowości samych członków, brak dojrzałości, roszczeniowość wobec struktury, znikomy udział w życiu organizacji, niepłacenie składek.
Analiza komunikacji wewnętrznej i rekomendacje
a. Główne kanały komunikacji
Internet: wykorzystanie go będzie wkrótce najważniejszym z kanałów komunikacji, a w niedługiej przyszłości może stać się wręcz kluczowym.
STRONA
Bardzo trudna nawigacja, brak narzędzi do przeszukiwania strony, za mało zdjęć, grafik, brak jednolitej identyfikacji kolorystycznej, nieaktualne logotypy
Rekomendacje dotyczące nowej strony:
oszczędna wizualizacja,
wyszukiwarka, możliwość zamówienia biuletynu, bramka SMS
trzy główne kolory: niebieski, czarny i biały
na pierwszej stronie wejście do intranetu
interesujące linki do innych stron www
INTRANET
Obecnie- niewygodne wejście, brak wyszukiwarki, brak spójności wizualnej z główną stroną, niezmienione hasło (możliwość dostępu byłych członków)
Rekomendacje- wyszukiwarka, baza danych wszystkich dokumentów, ożywienie zawartości poprzez reportaże, opisy działalności, zdjęcia, materiały drukowane w Amnesty Plus
obecnie- brak możliwości zamawiania serwisów,
rekomendacje- jak największa liczba osób z Amnesty powinna posiadać adres w domenie amnesty.org.pl- np. za dotacje zaoferować je członkom, uruchomienie serwisów
LISTA DYSKUSYJNA i INFORMACYJNA
Są bardzo ważnym narzędziem komunikacji, pozwalają kanalizować dyskusję, nawet jeśli używane są do dyskusji nie na temat lub w sposób nieparlamentarny.
CZAT
Dałby możliwość spotkania z ciekawymi ludźmi, dałby członkostwu możliwość pogłębiania wiedzy o prawach człowieka i wyrażania swoich opinii;
Materiały papierowe
BIULETYN WEWNĘTRZNY- jest ciągle najważniejszym narzędziem komunikacji
Obecnie
nieprzyjazna forma (nieciekawa szata, zlewające się teksty, brak zdjęć, grafik)
przygotowywany w wordzie nie daje możliwości łamania tekstu
nieciekawa treść- źle napisane artykuły, zbyt długie, złe tytuły
za duży format
zły cykl wydawniczy
rekomendacje
zmniejszenie formatu do b5- pozwoli zaoszczędzić koszty wysyłki
powrót do umieszczania zdjęć, co wzbogaci przekaz
wydzielenie na osobna kartę informacji teleadresowych – na drugiej stronie przekaz pocztowy
pierwsza strona prezentuje zawartość
zmiana cyklu wydawniczego (grudzień-styczeń, koniec marca, koniec maja, początek października) wynikająca z trybu życia studentów i uczniów (75% członków)
przygotowanie i dystrybucja wersji elektronicznej – w ankiecie zapytać o preferencje członków
zorganizować newsroom z zatrudnionym na pół etatu specjalistą od komunikacji, który wraz z zespołem wolontariuszy przygotowywałby biuletyn
AMNESTY PLUS
Obecnie
drogi format
źle przygotowany skład
słaba jakość zdjęć
nieaktualne materiały
zbyt długie teksty
rekomendacje
wprowadzenie wersji elektronicznej, do pobrania ze strony
zmiana formatu do B5 lub A4
lepsza jakość zdjęć, dopracować tytuły i jakość artykułów
poprawić skład
rozważyć dystrybucję z Ruchem i Kolporterem (jeśli organizacja zdecyduje się prowadzić działalność gospodarczą)
INNE MATRIAŁY DRUKOWANE
Ujednolicić format oraz kolorystykę
Wprowadzić karty okolicznościowe do wykorzystania w marketingu wirusowym
Kontakty osobiste- bardzo ważne
Rekomendacje
Rozszerzyć, wprowadzić częstsze spotkania koordynatorów
Częściej prowadzić szkolenia
Wprowadzić letnie spotkania dla członków i sympatyków
Media- wykorzystywane są do przekazywania informacji społeczeństwu
rekomendacje
Wykorzystać do przekazywania informacji członkom, opisywać akcje, projekty seminaria;
SMS- dotychczas niewykorzystywany
Rekomendacje
wprowadzić serwisy
zbierać fundusze (SMS- cegiełka, zakup logo, tapety itd.)
b. baza danych, system zarządzania danymi
obecnie
brak jednej bazy danych, która spełniałaby wymogi ustawy o ochronie danych osobowych (zagrożenie utraty danych, trudności w uaktualnianiu, brak możliwości przetrzymywania historii kontaktu)
brak jakiegokolwiek systemu zarządzania danymi (utrudnienia w prowadzeniu korespondencji, brak możliwości łatwej analizy opłacania składek członkowskich)
rekomendacje
wprowadzenie profesjonalnej bazy dancyh
wprowadzenie profesjonalnego zintegrowanego systemu zarządzania klasy CRM
Zagrożenia:
Brak w.w. narzędzi, przy jednoczesnym wzroście członków o kolejny tysiąc grozi paraliżem pracy biura.
Audyt komunikacji z mediami
Działania podejmowane przez Zarząd i pracowników stowarzyszenia przynoszą doskonałe rezultaty, zauważane przez inne organizacje pozarządowe oraz samych członków stowarzyszenia (38%członków z mediów czerpie wiedzę o wydarzeniach w ai)
Problemy:
niedouczeni dziennikarze
dziennikarze często zmieniający pracę
rekomendacje:
poszerzyć listę mediów, które mogłyby współpracować z Amnesty International
bardziej wykorzystać media internetowe
skierować się na młodzieżowe: pisma (Filipinka, Magazyn Studencki Płyń pod prąd, Dlaczego), stacje radiowe (Radiostacja), programy telewizyjne (Rower Błażeja)
wprowadzić szkolenia dla dziennikarzy w ramach programu REAP
Analiza komunikacji z donorami
Dotychczas komunikacja z donorami odbywała się za pośrednictwem Magazynu Amnesty Plus, który nie bardzo wiadomo do kogo jest skierowany, bo otrzymują go różne osoby.
Donorzy otrzymują również raport roczny oraz materiały kampanijne
Rekomendacje:
wprowadzić elektroniczny magazyn Amnesty plus
wysyłać raporty roczne, sprawozdania z działalności (wprowadzić możliwość pobrania ze strony)
karta „przyjaciel Amnesty” (np. wydawana wspólnie z bankiem dla osób przekazujących datki na Amnesty International)
karta kredytowa znakowana logo AI
organizować i zapraszać na nie donorów: spotkania seminaria, wykłady
zapraszać do akcji specjalnych (np. pisanie listów z aktorami)
Propozycje nowych form pozyskiwania środków:
obciążenie karty kredytowej on-line, wydanie wspólnej karty z bankiem
przekazanie dotacji dla AI jako element listy ślubnej
payroll
wymianę punktów w programach lojalnościowych
zapis w testamencie
sprzedaż gadżetów, książek, Amnesty+
subskrypcja serwisów SMS
1% podatku na działalność organizacji pożytku publicznego
Budowanie wizerunku AI wśród donorów
pozyskać na partnerów firmy z branż: finansowej (karta kredytowa, stały przekaz ze strony) i telefonii komórkowej (serwisy SMS, cegiełki, dotacje)
Zatrzymanie dotychczasowych sympatyków
Obecnie powody dużej rotacji członków:
brak alternatywy dla aktywnego członkostwa
pewna moda na przynależność do ai, ale o charakterze sezonowym
rekomendacje:
zaproponować inny rodzaj członkostwa, nie aktywny, ale oparty na wspieraniu finansowym ai, udziale w zespołach eksperckich itd.
wprowadzić narzędzie klasy CRM umożliwiające gromadzenie danych o członkach ich analizę (mając informacje o członku, wiemy kiedy zaproponować mu inny rodzaj członkostwa)
raz do roku wydać biuletyn informacyjny z danymi teleadresowymi poszczególnych grup lokalnych AI
Podejmowane działania przez sekcję polską Amnesty International potwierdzają tendencje europejskie. Na szeroką skalę wprowadza się komunikację elektroniczną, która pozwala oszczędzać środki, ograniczać czas itd.
Kampania na rzecz opłacania składek członkowskich
nowa składka
zmienić wysokość składki do 30,00 i 50,00zł
zmienić formy komunikacji związanej z informowaniem o obowiązku opłacania składek członkowskich (wprowadzić SMS i e-mailing)
formy płatności
wprowadzić stałe przekazy z konta
obciążenie karty kredytowej on-line
kampanie informacyjne
na karcie członkowskiej umieścić informacje o terminie płatności składek i hasło na dany rok do strony internal
rekrutacja- etapy
przygotowanie materiałów informacyjnych
rozesłanie ich do grup lokalnych, szkolnych, bibliotek
kampania informacyjna w internecie
kampania nt możliwości współpracy z organizacją poprzez media
odnowienie członkostwa
informacje na stronie internal, w biuletynie wewnętrznym
kampania informacyjna SMS-owa oraz e-mailowa
projekt kampanii informacyjnej
terminarz:
X-XII.2004- informacje o sposobach przystąpienia do organizacji i odnowienia członkostwa zamieszczone w intranecie, www, biuletynie wewnętrznym, Amnesty+ i innych materiałach papierowych;
I.2005- informacja w biuletynie wewnętrznym wraz z przekazem pocztowym, informacja na stronie www i intranecie;
II.2005- informacja na liście dyskusyjnej, ulotka skierowana do członków;
III/IV.2005- serwisy SMS-owe
IV.2005- informacja w biuletynie wewnętrznym wraz z przekazem pocztowym
V.2005- przesłanie nowej karty członkowskiej
Podsumowanie
Działania do wprowadzenia natychmiast:
uregulowanie spraw związanych z bazą danych;
pozyskanie narzędzia klasy CRM, w innym wypadku wkrótce organizacja straci kontrole nad procesem administrowania danymi;
zmianę komunikacji z papierowej na elektroniczną
zmianę jakościową komunikacji wewnętrznej. Zmianę formuły biuletynu informacyjnego na bardziej interesujący.
Działania do wprowadzenia w najbliższym czasie
powołanie osoby do komunikacji wewnętrznej
stworzenie centralnego punktu pozyskiwania i dystrybucji wiadomości
wprowadzenie nowych form kontaktu z donorami
przygotowanie nowej wersji Amnesty Plus
przygotowanie kampanii informacyjnej dotyczącej odnawiania członkostwa
podjęcie działań w ramach pozyskiwania środków z 1% podatku