Protokół z posiedzenia zarządu 12 sierpnia 2006
Obecni:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Ewa Kamińska
Rafał Kownacki
Monika Szreder
oraz:
Przedstawicielka Komisji Rewizyjnej:
Zuzanna Kulińska
Przedstawicielka Biura:
Małgorzata Zdunek
1. Przyjęcie porządku dziennego
Przyjęto porządek w zaproponowanym kształcie.
2. Raport o stanie członkostwa
Przyjęto 40 nowych członków, 5 osób zwolniono z płacenia składki na rok 2006. Stowarzyszenie liczy obecnie 2163 członków, wraz z nowymi członkami oraz członkami-donorami (stan na 11 sierpnia 2006r.). Zarząd zarejestrował nową grupę inicjatywną w Opolu. Aktualnie działa 19 grup lokalnych, a liczba grup szkolnych wynosi 52.
3. Zmiany w Biurze
a) rekrutacja nowego dyrektora
Wstępnej selekcji kandydatów i kandydatek na dyrektora Biura Zarząd dokonał drogą mailową; na spotkaniu wybrano ostatecznie 7 osób, które zostaną zaproszone na rozmowę. W komisji rekrutacyjnej zasiądą Małgorzata Wasilewska, Kinga Dąbrowska, Michał Pawlęga oraz Rafał Kownacki.
b) rekrutacja rzecznika prasowego
Rekrutacja nowego rzecznika nie odbędzie się przed audytem Biura ze względu na możliwą zmianę zakresu obowiązków na tym stanowisku. Rzecznik jest nam jednak niezbędny przez najbliższe miesiące. Przedstawiciele Zarządu przeprowadzą rozmowy z osobami, których wybór zasugerowała dotychczasowa rzeczniczka. Z wybraną osobą zostanie podpisana umowa na 3 miesiące.
c) podział obowiązków w okresie braku dyrektora
Małgorzata Zdunek przedstawiła podział obowiązków w Biurze na okres, w którym brakować będzie dyrektora. Najwięcej dodatkowej pracy wykonywać będą Magda Rurka i Ela Chrzanowska, dlatego na ten czas otrzymają one stosowna podwyżkę.
4. Monitoring pracy Zarządu
a) procedura zwalniania ze składek
Monika Szreder zaproponowała, by osobom, które proszą o zwolnienie ze składki, odsyłać formularz z pytaniem „Dlaczego chcesz zostać członkiem/członkinią AI-”. Anna Dzierzgowska zwróciła jednak uwagę, że w ten sposób sprawdzać będziemy motywację proszącego, a nie jego sytuację finansowa, która stanowi istotę problemu. Po dyskusji Zarząd doszedł do wniosku, że o zwolnienie ze składki ubiega się znikomy procent osób, w związku z czym nie ma sensu stwarzać procedur zabierających czas. Wszelkie decyzje podejmowane będą na bieżąco na liście mailowej Zarządu, tak aby zainteresowane osoby nie czekały zbyt długo na decyzję.
b) komitet ekspertów
Sprawa zostanie omówiona na kolejnym spotkaniu.
c) audyt organizacyjny
Michał Pawlęga przygotował propozycję przeprowadzenia audytu instytucjonalnego. Kinga Dąbrowska prześle ja pracownikom Biura. Gdy pojawią się konkretne oferty wraz z kosztami oraz wstępnymi sugestiami Michała Pawlęgi, odpowiedzialnego za audyt, Zarząd podejmie ostateczna decyzję w tej kwestii.
d) plan operacyjny 2008 – 2009 – 2010
Kinga Dąbrowska wyśle jesienią e-maile do wolontariuszy i pracowników z pytaniem, czego potrzebują, by przygotować dobry plan operacyjny. Przy okazji Kinga przypomni, że zaplanowane działania muszą zgadzać się ze strategią Stowarzyszenia i jej celami. W styczniu odbędzie się spotkanie wszystkich, którzy tworzą plan operacyjny.
e) co dalej z REAP-
Ze względu na sytuacje polityczną w Polsce być może będziemy zmuszeni szukać nowej grupy docelowej. Prawdopodobnie staliby się nią studenci.
Latem 2007 należy przygotować aplikację na kontynuowanie projektu w latach 2008-9.
f) strategia PR
Mirella Panek przedstawiła Zarządowi wstępny projekt strategii. Według Zarządu zawiera on dobre detaliczne pomysły, jednak jako całość wymaga jeszcze sporo pracy. Zarząd dyskutował nt. obecności AI w polskich mediach.
g) maraton i dwudziestopięciolecie stanu wojennego
Zarząd zapoznał się ze stanem przygotowań do tegorocznego maratonu pisania listów.
h) przyszłość lobbyingu
Natalia Szczucka będzie zajmować się także Bałkanami, Bułgaria i Rumunia, dlatego mniej uwagi będzie poświęcać Polsce. W tej chwili trudno jednak mówic o dalszym rozwoju sytuacji, ze względu na sprzeczność koncepcji AI/EU Association oraz Międzynarodowego Sekretariatu.
Kadencja Anny Machockiej jako naszej delegatki w AI/EU Association dobiegła końca.
5. Fundraising – rezultaty/stan finansów
Po zebraniu danych zostanie przeprowadzona ewaluacja programu DDC (w tym roku przychody są mniejsze, ale mniejsze są też koszty).
Należy przemyśleć kwestie dywersyfikacji źródeł finansowania Stowarzyszenia.
6. Wyjazdy planowane
W październiku Jacek Białas wybiera się na spotkanie dotyczące prowadzonych kampanii.
7. Sprawy różne
· W razie pytań dotyczących praw seksualnych i reprodukcyjnych należy informować zgodnie z prawdą, że polska sekcja nie zajmuje się kwestią aborcji.
· Brakuje materiałów kampanijnych ESCR (praw ekonomiczne, społeczne i kulturalne). Zarząd zapozna się z materiałami zamieszczonymi na międzynarodowej wewnętrznej stronie internetowej.
· Należy przygotować się na wizytę Irene Khan w Polsce (umówić ją z dziennikarzami).
· Do Zarządu wpłynął wniosek o reaktywację zespołu ds. LGBT, zgłoszony przez kandydata na nowego koordynatora zespołu, Rafała Kownackiego. Zarząd glosował nad przedstawionym projektem. 3 osoby były za, 2 wstrzymały się od głosu. Zespół reaktywowano.
· Należy poszukać w budżecie pieniędzy na nową stronę internetową.
· Zgodnie z sugestią Moniki Szreder Zarząd zobowiązał się dbać się o ład organizacyjny na liście mailowej służącej podejmowaniu decyzji w trybie obiegowym.
· Kinga Dąbrowska prześle informacje ze spotkania pracownikom Biura.
· Termin następnego spotkania:
30 września/1 października