W zebraniu udział wzięli wszyscy członkowie Zarządu:
Alicja Bartosiewicz
Anna Legan – Skarbnik
Marcin Łakomski
Jarosław Orłowski
Daria Paprocka – Sekretarz
Piotr Skrzypczak
Małgorzata Wasilewska – Prezes
Goście:
Komisja Rewizyjna:
Amina Bassil
Biuro:
Małgorzata Zdunek – Dyrektor
Jacek Białas – Koordynator kampanii
1. Przyjęcie porządku dziennego
Zarząd przyjął porządek dzienny.
2. Raport o stanie członkostwa
Zarząd przyjął Uchwałę nr 1/VIII/2002 w sprawie przyjęcia 79 nowych członków (patrz załącznik nr 1). Liczba członków na 14.08.2002: 691 osób (wraz z nowoprzyjętymi członkami). Liczba grup: 21 (8 uznanych, 13 inicjatywnych).
3. 15 minut dla Biura
– Uznanie grupy poznańskiej
Zarząd przeprasza za opóźnienia w procesie uznania grupy.
Uchwałą nr 2/VIII/2002 Zarząd uznał grupę poznańską nr 12 (patrz załącznik nr 2).
– ISSN biuletynu
Biuletyn wewnętrzny ma jako publikacja nadany kod ISSN, w związku z czym musi być wysyłany do bibliotek. Dotychczasowy ISSN biuletynu wewnętrznego otrzyma teraz biuletyn zewnętrzny. Biuletyn zewnętrzny ukaże się 20 września, odpowiedzialny – Piotr Skrzypczak.
– Logo dla pana Bema
Zarząd zwróci się do Urzędu Skarbowego o wykładnię przepisów o odpisach podatkowych stosujących się do dotacji dla AI (stosuje się różny poziom odpisu dla organizacji charytatywnych i edukacyjnych). Pan Bem – darczyńca z Warszawy prowadzący kancelarię adwokacką – pomoże sformułować pismo.
Zarząd zdecydował, że strona kancelarii adwokackiej p. Bema może zamieścić logo i banner AI Polska.
– Ewa Weber
Ewa Weber zwróciła się do Biura Stowarzyszenia z propozycją bliższej współpracy w zakresie promocji. Zarząd odpowiada, że AI Polska w tej chwili tworzy strategię promocji. Zarząd proponuje, by Ewa Weber pracowała w ramach programu REAP.
4. Monitoring planu 2002
Zarząd dokonał przeglądu planów na najbliższy kwartał:
– Rosja: Spotkanie z dysydentem rosyjskim
– CHIRAN: Boguslaw stanisławski
– TURKRAN: wydanie ulotki o tematyce tureckiej (1000 egz.)
– ZOSW: Szkolenie nt. odmowy służby wojskowej dla NGO-sów, materiały informacyjne
– MSP: broszura informacyjna, 1 akcja
– Kobiety: uczestnictwo w kampanii rosyjskiej (tłumaczenie materiałów)
– LGBT: kontynuacja działań (biuletyn, strona www)
– Kara śmierci: Wojtek Makowski
– RANy afrykańskie: Ania Tomaszewska i Michał Stela mają wypracować plan działań wspólnych
– Kampanie: kampania rosyjska
– PA: rekrutacja członków sieci w szkołach i na uczelniach wyższych – PA dla dzieci; znaczek pocztowy
– HRE: REAP
– Uchodźcy: dyżury
– Lobbying: ICC
– Media: konferencja prasowa na launch kampanii, stałe komunikaty, 10 grudnia
– Promocja: strategia promocji, D’Arcy
– Publikacje: biuletyn wewnętrzny (wrzesień, grudzień 2002), biuletyn zewnętrzny (wrzesień 2002), nowa wersja podręcznika, nowe materiały dla członkostwa (dodruk ulotek, komplet materiałów dla grup), raport roczny
– Fundraising: ewaluacja DD, wielki mailing jesienią, skarbonki w hotelach/na lotnisku, przekazy na poczcie
– Zarząd: spotkania, Walne
– GROCz: połączenie z GRS, 2-dniowe spotkanie koordynatorów
– Biuro: praca bieżąca, kwartalne wysyłki dla członkostwa, ewaluacja pracowników
– Sprawy międzynarodowe: konsultacje ISP – Walne
Osoby odpowiedzialne za poszczególne zaplanowane działania otrzymają przypomnienie.
5. Raport finansowy
Zarząd omówił raport finansowy na koniec czerwca 2002 r. (patrz załącznik nr 3). Wyjaśniono, że po zmianie podejścia do fundraisingu, w tej chwili większy nacisk kładzie się na regularne dotacje od osób prywatnych niż pozyskiwanie jednorazowych dotacji od firm. Do końca sierpnia Dyrektor Goha Zdunek zaproponuje projekt aplikacji o grant SDC do akceptacji przez Zarząd.
6. Dzielenie zysków
Zarząd przedyskutował zasady dzielenia przychodów AI Polska.
Całość grantu SDC przeznaczana jest na zabudżetowane wydatki. Dotacja od członkostwa przeznaczane są w całości na obsługę członkostwa. Dotacje od osób prywatnych przeznaczane są na finansowanie bieżących potrzeb.
Zarząd postanowił zwracać większą uwagę na monitorowanie źródeł przychodów AI (dotacje, DD) pozyskanych przez poszczególne struktury w celu oceny aktywności fundraisingowej zespołów. Na następnym spotkaniu Zarządu Dyrektor Goha Zdunek przedstawi szacunkowe informacje na ten temat.
Zarząd zwraca uwagę koordynatorów zespołów na to, że mają do dyspozycji wyłącznie gwarantowaną część planowanego budżetu (pokrytą ze źródeł SDC) i w żadnym wypadku nie powinni przekraczać tego limitu. Biuro Stowarzyszenia będzie każdorazowo informować struktury o zbliżeniu się do progu rocznych wydatków.
7. Strategia fundraisingu
Zarząd przedyskutował dokonane zmiany w podejściu do fundraisingu. Obecnie fundraiser zajmuje się głównie nie pozyskiwaniem jednorazowych dotacji od firm, ale rozwojem regularnego wsparcia finansowego dla AI. Rozpoczęto prowadzenie projektu pilotażowego Direct Dialogue (DD) w Gdańsku, gdzie kilkanaście osób zostało zatrudnionych okresowo w celu dystrybucji wśród przechodniów formularzy polecenia zapłaty (direct debit – regularne obciążanie rachunku bankowego darczyńcy na ustaloną kwotę). Wstępna inwestycja w projekt wyniosła 5 tys. zł (koszulki, bloczki, długopisy). W trakcie projektu pozyskiwano ok. 5-8 osób dziennie jako darczyńców (średnio 5-15 zł miesięcznie od osoby). Projekt zostanie poddany ewaluacji we współpracy z Międzynarodowym Sekretariatem w celu ewentualnego wprowadzenia w innych miastach Polski.
W październiku przeprowadzony zostanie direct mailing, obejmujący druki direct debit.
Nawiązano kontakt z BRE Bankiem w celu wydania karty płatniczej Multibanku z logo AI; wówczas od każdej operacji AI uzyskiwałaby pewną dotację.
Istnieje obecnie możliwość przekazania dotacji dla AI z wykorzystaniem karty płatniczej (papierowo, wkrótce również przez stronę www).
8. Strategia medialna (zakres obowiązków rzecznika)
Po przeprowadzeniu wywiadów z kandydatami Zarząd powołał nową rzecznik prasową, Mirellę Panek, która podejmie pracę z dniem 1 września 2002. Zakres obowiązków rzecznika został zaktualizowany (patrz załącznik nr 4). Rzecznik zostanie poinformowana o merytorycznym wsparciu struktur AI Polska w jej pracy. Członkowie Zarządu odpowiedzialni za bieżące podejmowanie decyzji dotyczących pracy rzecznik prasowej to Gośka Wasilewska, Daria Paprocka i Marcin Łakomski.
9. “Co robi Zarząd”
Zarząd przedyskutował strukturę i metody funkcjonowania Zarządu między spotkaniami.
10. Koszty Zarządu
Przyjęto zasady ujednolicające rozliczanie kosztów Zarządu. Obowiązujący limit zwrotu wydatków (telefon, materiały biurowe) to 100 zł miesięcznie na każdego członka Zarządu, który wystąpi o taką refundację.
11. Walne Zgromadzenie
– Zmiany statutowe
Poproszeni o konsultację prawnicy przeglądają propozycje zmian statutu związanych z przyszłym przyznaniem statusu sekcji. Ostateczna propozycja zmian zostanie przekazana członkostwu ok. 20 września.
– Goście
Jako gości Walnego Zgromadzenia zaproszono Jacka Bartosiewicza – byłego więźnia sumienia, prof. Wieruszewskiego, reprezentantów władz miasta Poznania, przedstawicieli zaprzyjaźnionych sekcji (Czechy, Finlandia, Holandia, Niemcy, Norwegia, Słowenia, USA, Węgry, Wielka Brytania) oraz IEC (Marian Pink) i IS (Julia Sherwood), IDU. Zaproszenia zostaną wysłane z początkiem września.
– Program
Zarząd przyjął projekt porządku obrad Walnego Zgromadzenia.
– Regulamin
Zarząd przyjął projekt regulaminu Walnego Zgromadzenia.
12. RAN-y afrykańskie
RAN-ami afrykańskimi (Afryka Zachodnia i Środkowa) zainteresowane były dwa środowiska, które po rekomendacji Prezesa Stowarzyszenia postanowiły funkcjonować jako wspólna struktura ds. RAN-ów afrykańskich. Zainteresowane osoby (Michał Stela i Anna Tomaszewska) przedłożą propozycję zasad swej działalności.
13. Strategia kampanii Rosja
Jacek Białas, koordynator kampanii, przedstawił wstępną wersję materiałów dotyczących kampanii rosyjskiej: ogólną charakterystykę kampanii rosyjskiej, projekt strategii powstały na spotkaniu kampanijnym, analizę SWOT, kalendarz działań (patrz załącznik nr 5). Zarząd przedyskutował i zaakceptował zaprezentowane dokumenty. Treść materiałów może jeszcze ulec zmianie w trakcie dopracowywania planów kampanii.
14. Partnerstwo – Czechy
Zarząd wstępnie zaakceptował przedstawioną koncepcję udzielania wsparcia merytorycznego i strategicznego dla struktury czeskiej na zasadzie stałego partnerstwa.
15. Federalizacja NGOs
Powstała grupa kontaktowa organizacji pozarządowych współpracująca z władzami państwowymi, m.in. w sprawie projektu ustawy o pożytku publicznym. AI została zaproszona do współpracy i włączy się w prace grupy (osoba odpowiedzialna: Daria Paprocka).
16. Konferencja LGBT
Zarząd zaakceptował propozycję zorganizowania w Warszawie w 2003 r. międzynarodowego spotkania struktur lgbt światowego ruchu AI. Finansowanie spotkania zapewnią sekcje zagraniczne.
17. Festiwal buddyzmu
Zarząd przedyskutował propozycję udostępnienia logo i patronatu AI dla wydawanej w ramach festiwalu buddyzmu płyty CD z wkładką zawierającą informacje o prawach człowieka i AI. Decyzja zostanie podjęta po bliższym zapoznaniu się z koncepcją festiwalu.
18. Reguły rekrutacji pracowników
Dyrektor Goha Zdunek przedstawiła reguły rekrutacji pracowników (patrz załącznik nr 6). Zarząd przedyskutował i przyjął proponowane zasady.
19. Regulamin wynagrodzeń i kadry w 2003
Dyrektor Goha Zdunek przedstawiła projekt regulaminu wynagradzania pracowników Stowarzyszenia. Zarząd przedyskutował projekt i zaproponował wprowadzenie poprawek.
20. Dyrektor
W propozycji poprawek do statutu Zarząd postanowił zmienić nazwę stanowiska “Dyrektor Biura” na “Dyrektor”, co odzwierciedla faktyczny zakres obowiązków Dyrektor od listopada 2001 r.
21. Projekt REAP
Zatrudniony został koordynator projektu REAP, Arek Jarosiński. Zarząd będzie wspierać koordynatora w przygotowaniach projektu.
22. Ustalenia z D’Arcy
Podczas spotkania przedstawicieli Zarządu z D’Arcy omówiono kalendarium kampanii rosyjskiej. Agencja D’Arcy zobowiązała się promować kampanię rosyjską AI (stworzenie znaku graficznego, reklamy w mediach). Zostanie podpisana umowa określająca zasady współpracy między AI Polska i D’Arcy.
24. Sprawy różne
– OBWE
Tegoroczna konferencja OBWE w Warszawie odbędzie się 9-19 września. Stanowisko AI zostanie przygotowane przez Międzynarodowy Sekretariat, zaś przedstawiciel polskiej organizacji proszony jest o zaprezentowanie stanowiska na sesji (Marcin Łakomski). W miejscu obrad ustawiony zostanie również stoik z materiałami AI.
– Europejskie Forum Społeczne
Organizator EFS zwrócił się do AI z propozycją uczestnictwa w Forum, które odbędzie się we Florencji jesienią 2002. Zarząd powróci do propozycji po zasięgnięciu dodatkowych informacji.
– Płyta CD
P. Proniewicz z wydawnictwa SONIC zaproponował darmową produkcję muzycznej płyty CD – wkładki do gazety/pisma. Osoba odpowiedzialna za kontakt w tej sprawie: Piotr Skrzypczak.
– Rezolucja nt. language grant
Zarząd postanowił przychylić się do propozycji sekcji słoweńskiej, by wspólnie wystąpić o grant na tłumaczenia materiałów AI na języki regionu Europy Środkowo-Wschodniej.
– Rezolucja AI UK – zmiana procedury o nadawaniu statusu sekcji
Sekcja brytyjska jest odpowiedzialna za stworzenie nowych zasad przyznawania statusu sekcji w formie rezolucji na najbliższe ICM. Podczas pobytu w Londynie Gośka Wasilewska odbędzie rozmowy z przedstawicielami sekcji UK, proponując projekt uproszczonych zasad.
– Business Centre Club
Dyrektor BCC zaproponował współpracę z AI. Zarząd podejmie dalsze rozmowy w tej sprawie.
– ISP
Międzynarodowy komitet ds. ISP przedstawił “Toolkit 2” – propozycje założeń Zintegrowanego Planu Strategicznego AI na lata 2004-2006. Zarząd zapozna się z dokumentem i sformułuje uwagi (termin: 15 listopada 2002). Podczas Walnego Zgromadzenia odbędą się warsztaty nt. ISP w celu zapoznania członkostwa z Planem. Zarząd przypomina, że w skład podkomitetu ds. ISP wchodzą Gośka Wasilewska, Marcin Łakomski, a także Dyrektor Goha Zdunek.
– Wyjazdy
Koordynator kampanii Jacek Białas był na warsztatach kampanijnych w Woroneżu. Koordynator zespołu lgbt Adam Pruss i członek Zarządu Marcin Łakomski uczestniczyli w spotkaniu europejskich zespołów lgbt w Kolonii, a Marcin Łakomski wziął udział we współorganizowanym przez francuską Amnesty Letnim Uniwersytecie Homoseksualizmów w Marsylii (panel nt. praw człowieka lgbt w Europie środkowej i wschodniej).
Dyrektor Goha Zdunek będzie w dniach 11-14 września w Londynie na spotkaniu nt. nowych formularzy sprawozdań finansowych.
Koordynator kampanii Jacek Białas odbędzie staż w sekcji brytyjskiej. Został też zaproszony na konferencję objectorską w Niżnym Nowgorodzie.
Członek Zarządu Jarek Orłowski wybiera się na spotkanie web developerów AI.
Koordynator CHIRAN Bogusław Stanisławski będzie uczestniczyć w światowym spotkaniu CHIRAN-u w październiku w Paryżu.
24. Struktura pracy Zarządu – burza mózgów
W drugim dniu spotkania, 18 sierpnia 2002, Zarząd odbył dyskusję nt. promocji oraz struktury pracy Zarządu.
PROMOCJA
Analizując ofertę Amnesty International wg elementów marketing-mix
Produkty:
– Propozycja działania
– Informacja
Dystrybucja:
– strona internetowa,
– działalność grup,
– rzecznik prasowy
Cena:
Co oczekujemy w zamian za produkty, które dystrybuujemy.
Promocja:
Pomaga rozdystrybuować produkty za jak najwyższą/korzystną cenę.
Narzędzia promocji: opakowanie: logo, papier firmowy itp. Należy zwrócić większą uwagę członkostwa na rolę tożsamości wizualnej, np. logo Amnesty nie powinno być zmieniane, nie można do niego nic dopisywać. Zgodnie z decyzją ostatniego ICM każda sekcja Amnesty musi zarejestrować swoje logo (znak graficzny), tak by nie mogła się nim posługiwać żadna inna firma. Największą przejrzystość dot. tożsamości wizualnej można uzyskać przez opracowanie księgi tożsamości wizualnej. Książka zostanie przygotowana do WZ, osobą koordynującą to działanie jest Piotr Skrzypczak.
Przygotowując dokument pokazujący relacje pomiędzy produktem, dystrybucją, ceną i promocją będziemy mogli dostarczyć informacje wszystkim osobom koordynującym działania w Amnesty o tym, jak połączyć wszystkie te działania, włączyć promocję w działania kampanijne. Odbiorcami tego dokumentu powinni być pracownicy Biura i koordynatorzy struktur pośrednich.
Wyprodukowanie materiałów promocyjnych typu banner i dostarczenie do wszystkich grup powinno ułatwić ujednolicenie tożsamości wizualnej. Należy promować dobre wzory, kształtować świadomość potrzeby myślenia o swoich działaniach wg elementów marketingu mix.
Jacek Białas przygotuje dokument dla grup dotyczący planowania działań kampanijnych:
– po co grupa to robi-
– do kogo dotrze organizowany happening czy wystawa-
Dokument ten będzie oparty na przykładach.
Dyrektor Małgorzata Zdunek będzie monitorować działania struktur pośrednich.
Jarosław Orłowski przekaże ten sposób planowania działań na spotkaniu koordynatorów grup, które odbędzie się w listopadzie br.
Marketing-mix wdrażany jest w obszarze działalności gospodarczej. Wdrożenie tego jest w interesie prowadzącego działalność, gdyż przekłada się to na konkretne zyski finansowe. By ta teoria działała w rzeczywistości Amnesty, należałoby wprowadzić element kosztów i zysków: pokazywanie na stronie Amnesty zdjęć z dobrych akcji- Raportowanie ze zdjęciami- Informowanie o ilości podpisów pod petycjami zebranych przez poszczególne grupy-
ZASADY DZIAŁANIA ZARZĄDU
– odejście od podziału obowiązków
– osoba/stanowisko odpowiedzialna za kontakty z członkostwem – informuje o działaniach Zarządu, odpowiada na pytania dotyczące działań i decyzji zarządu.
Cafe Amnesty
Pan Stanisław Pruszynski zwrócił się do nas, by podpisać umowę o współpracy/promocji w ramach restauracji, jaką ma zamiar otworzyć. Wymaga to od Amnesty zbyt dużo zaangażowania. Zaplecze członkowskie w oddziale mazowieckim jest zbyt małe i słabe, by podołać koordynacji działań promocyjnych w tej restauracji. Sprawę skonsultuje się z nowozatrudnioną rzecznik prasową. W ciągu następnego miesiąca Zarząd podejmie w tej sprawie decyzję.
Następny Zarząd: 28-29 września (sobota-niedziela)
Protokołowali: Marcin Łakomski (17.08) i Daria Paprocka (18.08)