Protokół z zebrania Zarządu 24 marca 2007 – Amnesty International

Protokół z zebrania Zarządu 24 marca 2007

Obecni:
Kinga Dąbrowska
Anna Dzierzgowska
Mateusz Hładki
Ewa Kamińska
Rafał Kownacki
Michał Pawlęga
Monika Szreder

Dyrektor Stowarzyszenia: Arkadiusz Jarosński
Komisja Rewizyjna: Zuzanna Kulińska.

Plan spotkania:
1. Przyjęcie porządku dziennego
2. Raport o stanie członkostwa i Biuro
3. Audyt organizacyjny – prezentacja i wnioski
4. Komisja Rewizyjna
5. Ewaluacja pracy dyrektora
6. Monitoring pracy Zarządu
– audyt organizacyjny – wnioski
– strategia PR
– plan operacyjny
7. Fundraising – rezultaty/stan finansów
– zatrudnienie nowej fundraiserki
– przygotowania do DDC
8. Przygotowania do WZ
9. Wyjazdy planowane
10. Sprawy różne
– ENAR
– termin kolejnego spotkania

  1. Przyjęcie porządku

Porządek spotkania został przyjęty.

  1. Raport o stanie członkostwa i biura

Stan na 15 marca: 2568 członków
Grup lokalnych: 14
GSz: 59
Czternaście osób prosi o przyjęcie do Stowarzyszenia.
Zarząd jednogłośnie podjął decyzję o przyjęciu czternaściorga nowych członków i członkiń  (Uchwała 1/03/2007).

Biuro:
– Jacek Białas zwraca się z prośbą o przedłużenie urlopu wychowawczego do końca lipca (plus w sierpniu urlop wypoczynkowy); Wojtek Makowski zgadza się do końca czerwca być PO koordynatora; Zarząd wyraża zgodę, równocześnie prosi Jacka Białasa, żeby w czerwcu poinformował nas o swoich dalszych planach.
– Kaja Kulesza – ma umowę-zlecenie do końca marca; Zarząd postanawia o przedłużeniu jej umowy-zlecenia do końca kwietnia, z możliwością pracy w domu. 
Ewaluacja pracowników: w kwietniu.

  1. Audyt organizacyjny – prezentacja i wnioski

Piotr Jaworski przedstawił Zarządowi wstępne wyniki audytu organizacyjnego. Zarząd przedyskutował przedstawione wyniki.

  1. Komisja Rewizyjna

Komisja Rewizyjna przypomina Zarządowi o obowiązku jak najszybszego umieszczenia uchwał KR na Internalu i prosi o wysłanie informacji o ich umieszczeniu na listę informacyjną.

  1. Ewaluacja pracy dyrektora

Zarząd przeprowadził ewaluację pracy dyrektora Stowarzyszenia; celem poprawy wzajemnej komunikacji, Zarząd postanowił jasno określić swoje oczekiwania wobec dyrektora stowarzyszenia:
– przejęcie kontroli: Zarząd oczekuje, że dyrektor będzie przede wszystkim monitorował na bieżąco istniejący w stowarzyszeniu deficyt finansowy, że będzie w stanie dostarczać Zarządowi informacji, dotyczących obecnego stanu finansów, a także przewidywań i planów na przyszłość;
– wdrożenie nowej fundraiserki, tak, aby była w pełni świadoma, co należy do jej obowiązków, kto w biurze za co odpowiada, do kogo ma się zwrócić, jakie ma narzędzia i na ile może je wykorzystywać; jakich potrzebuje szkoleń; czy zna politykę AI w sprawach finansowych;
– dyrektor powinien nie tylko być w stanie na bieżąco sygnalizować Zarzadowi pojawiające się w Stowarzyszeniu problemy, ale też – proponować gotowe rozwiązania;
– przygotowanie WZ;
– monitorowanie DDC – wsparcie dla koordynatorki;
– warto wykorzystać wiedzę i doświadczenie Małgorzaty Zdunek, spotkać się z nią, szkolić w zakresie wiedzy o raportach, terminach i tym podobnych; ma także zawczasu planować związane z tym działania;
– ZUS-y, czynsz, rachunki – rzecz jasna muszą być płacone w terminie;
– na podstawie rekomendacji z audytu należy opracować harmonogram wdrażania;
– Zarząd oczekuje, że dyrektor będzie jasno komunikował swoje oczekiwania w stosunku do Zarządu;
– Zarząd prosi dyrektora, żeby określił, jakich szkoleń potrzebuje i jakie planuje.

  1. Monitoring pracy zarządu

– strategia PR: sprawę prowadzi Mateusz Hładki; trzeba się zorientować, kto przejął zadania od Kai Kuleszy;
– OP: program -małych grantów- – Kinga Dąbrowska przesłała projekt o wstępnej konsultacji Wojtkowi Makowskiemu i Piotrowi Chorosiowi, oni przesłali swoje komentarze; Kinga Dąbrowska przekaże je Zarządowi, następnie projekt zostanie poddany konsultacjom na liście aktywni.
Ruch międzynarodowy: OP3 nie ma; plany w ruchu zrobione są do marca 2008.
Arkadiusz Jarosiński przedstawił wypracowane przez pracowników sekcji wstępne propozycje, dotyczące planu operacyjnego dla polskiej sekcji:
– OP: cztery kwartały, w ramach których należy zająć się wybranym w danym kwartale projektem;

– kampania kobieca: WOOC dotyczący przemocy wobec kobiet – aktualizacja raportu Ewy Majewskiej, rekomendacje; wyznaczenie obszarów;
– wstęp do Human Dignity – warto zacząć przygotowywać członkostwo do tej kampanii;
– olimpiada w Pekinie;
– crisis response
Poza tym w tym roku, latem, będzie kampania pokazująca skuteczność działań AI.

  1. Fundraising

Zarząd jednogłośnie wyraża zgodę na zatrudnienie Magdaleny Sadłowskiej na stanowisku fundraiserki. (Uchwała 2/03/2007)

Dyskusja nad programem DDC:
– DDC – została zatrudniona administratorka projektu;
– w Krakowie i Poznaniu są już osoby, które się tym zajmują;
– projekt: test w Toruniu w kwietniu (bo tam jest grupa ludzi, którzy chętnie się tym zajmą);
– problemem jest Wrocław – nie udało się odbudować zeszłorocznego zespołu.
– można zatrudnić osoby starsze, ale – nawet przy umowie zlecenie musimy ponosić koszta pracy (ubezpieczenie itp.)
– Kinga Dąbrowska: IS oferuje pomoc, pod warunkiem, że nasza sekcja przygotuje konkretną propozycję; jedną z propozycji IS-u jest, żeby spróbować zatrudnić (na koszt Londynu) Polaków z UK, którzy mogliby przyjechać na pewien czas do Polski;
– czy nie spróbować uderzyć do marketów/galerii handlowych w innych miastach, a nie tylko w Warszawie;
– szybki monitoring; komitet doradczy z udziałem Gohy Zdunek.

Arkadiusz Jarosiński poinformował Zarząd, iż:
W chwili obecnej nie grozi nam brak płynności finansowej.
Z powodu braku fundraiserki zaoszczędziliśmy trochę pieniędzy, pojawiły się pewne oszczędności związane z City Bankiem; generalnie: nie zaczęliśmy jeszcze zarabiać, natomiast kwota naszego deficytu nieco się zmniejszyła. Łącznie mamy około 30 tysięcy oszczędności.
Natomiast: zmniejszyła się kwota, którą nam wpłaca nasz duży donor. Podstawowe zadanie Magdy Sadłowskiej – opracowanie strategii fundraisingowej.
Homebanking – ostatni etap wdrażania, ma ruszyć przed świętami, odbędzie się szkolenie dla pracowników, korzystających z tego programu.
Audyt finansowy: finanse są prowadzone rzetelnie i prawidłowo.
Dziś podpisujemy informacje z księgowości i informację dla audytora.
Grupy nie przesyłają sprawozdań finansowych, ale przesyłają od czasu do czasu raporty kasowe. Powinniśmy ujawnić dochód i zapłacić od niego podatek.
Monika Szreder poprosiła dyrektora o ustalenie z księgowością, do kiedy my im mamy dostarczać faktury i do kiedy oni mają nam dostarczać sprawozdania miesięczne.

  1. WZ – update

Problem: Walne i Marsz Równości – tego samego dnia
Kinga Dąbrowska przygotuje sprawozdanie z pracy zarządu
Monika Szreder: przygotowanie i prezentacja projektu budżetu;
Mateusz Hładki – prezentacja Planu Operacyjnego na rok przyszły;
Jeśli chodzi o wizytę Kate Gilmore, Kinga Dąbrowska zgłasza następujące propozycje:
– prezentacja SRR policy na WZ;
– potkanie z zarządem i pracownikami nt. kampanii Human Dignity
– spotkanie z dziennikarzami lub panel.

Arek Jarosiński:
– planowane jest spotkanie lobbyingowe na wysokim szczeblu – z premierem, prezydentem, marszałkiem Sejmu.

  1. Wyjazdy planowane

Kinga Dąbrowska: assesment organizacyjny na Słowacji – jesteśmy sekcją otwartą na wspomaganie innych osób.
Magda Sadłowska – wyjazd do Londynu, w celu pozyskania informacji nt. fundraisingu
Arek Jarosiński – ewentualnie wyjazd do Danii.

  1. Sprawy różne

ENAR: pani koordynatorka wykonywała pewne posunięcia, nie konsultując ich z innymi organizacjami i nie informując ich o tym. Dlatego m.in. nasze Stowarzyszenie a także Fundacja Helsińska wycofujemy się z tego, bo nie możemy firmować czegoś, o czym nie mamy pojęcia.
Termin następnego spotkania: 12 maja.

Podoba Ci się to co robimy? Nasze działania są możliwe dzięki regularnym darowiznom od osób prywatnych. Włącz się! Możesz zmienić lub uratować ludzkie życie!
Pomagaj prowadzić działania edukacyjne
Pomagaj wpływać na zmianę prawa
Pomagaj wysyłać badaczy do stref kryzysu

Pomóż teraz!

Kwota może składać się jedynie z cyfr. Wartość musi być dodatnia
3853