Protokół z posiedzenia Zarządu 4 grudnia 2005
Obecni:
Dorota Flak
Mateusz Hładki
Ewa Kamińska
Małgorzata Lamperska
Wojciech Makowski
oraz:
Przedstawicielka Komisji Rewizyjnej:
Zuzanna Kulińska
Przedstawicielka Biura:
Małgorzata Zdunek
1. Przyjęcie porządku dziennego
Przyjęto porządek w zaproponowanym kształcie.
2. Członkostwo i struktura
· raport o stanie członkostwa
Przyjęto 48 nowych członków. Stowarzyszenie liczy obecnie 1512 członków (wraz z nowymi członkami). Liczba członków-donorów na dzień 30 listopada 2005 wynosi natomiast 712 osób, co daje w sumie 1512 osób. Liczna grup lokalnych po weryfikacji wynosi 14, a grup szkolnych – 41.
W tygodniu, w którym odbyła się akcja „Wolność słowa na Białorusi”, deklarację członkowską wypełniło 96 osób – 13 razy więcej niż zazwyczaj.
· Grupa Robocza ds. Członkostwa
Powołanie nowego koordynatora struktury jest konieczne, m.in. w celu rozwiązania problemu braku dyspozycyjnych trenerów. Z 8 osób, które zgłosiły się na stanowisko koordynatora Grupy Roboczej ds. Członkostwa, jedynie Michał Wolny przysłał na prośbę poprzedniej koordynatorki plan budżetu; pozostali zrezygnowali bądź nie przesłali dokumentów.
Zarząd powołał Michała Wolnego na stanowisko koordynatora Grupy Roboczej
ds. Członkostwa. Z nowym koordynatorem zostanie podpisana umowa wolontariacka na 3 miesiące
z możliwością przedłużenia.
Problem braku dyspozycyjnych trenerów można rozwiązać, nawiązując współpracę z REAP-em.
· zespołu ds. UE i organizacji międzynarodowych
Do Zarządu wpłynął wniosek o powołanie Zespołu ds. UE i organizacji międzynarodowych
w miejsce zespołu lobbyingowego. Plan zespołu to wdrożenie wszystkich działań lobbyingowych zawartych w Planie Operacyjnym 2 IS-u i Planie Operacyjnym 2 EU Association Office. Budżet zespołu to 1000 zł na rok 2006.
Zespół został powołany. Koordynatorka, Natalia Szczucka, zostanie poproszona o wstąpienie do AI. Również członkowie Zespołu, stażyści, zostaną poproszeni o rozważenie członkostwa.
· problem z niesubordynacją jednego z członków
Jeden z członków Stowarzyszenia, pomimo licznych upomnień, przeprowadzał warsztaty
w szkołach bez wiedzy i zgody AI. Do przeprowadzenia warsztatów pod szyldem organizacji uprawnieni są jedynie przeszkoleni i przygotowani merytorycznie trenerzy. W związku z tym Stowarzyszenie skieruje do Kuratorium Oświaty w Lublinie list informujący o tym, iż wspomniany członek nie ma uprawnień do przeprowadzania warsztatów w imieniu AI.
3. Zespół ds. strategii
Zespół nie powinien składać się z dużej ilości osób, aby nie nastąpiło rozmycie odpowiedzialności i aby nie trzeba było powoływać swego rodzaju „nadkomitetu’ zajmującego się redagowaniem tekstu strategii.
Do zespołu zgłosiło się 11 osób.
Lista zgłoszonych:
– Piotr Choroś
– Kinga Dąbrowska
– Anna Dzierzgowska
– Wojtek Makowski
– Ewa Bajbak
– Marcin Komosa
– Piotr Cykowski
– Zbigniew Lisiecki
– Piotr Skrzypczak
– Jacek Żelazek
– Dominika Szulc
Przedyskutowano problem udziału w zespole członków Komisji Rewizyjnej. Opracowanie strategii jest zadaniem Zarządu. Komisja Rewizyjna nie powinna wykonywać pracy Zarządu, gdyż jej zadanie polega na kontrolowaniu tej pracy. W związku z tym jej członkowie będą otrzymywać informacje o tym, co już zostało opracowane; nie będą jednak uczestniczyć w procesie tworzenia strategii od podstaw.
Należy wybrać osoby z różnorodnym backgroundem; wywodzące się z różnych środowisk
i struktur AI (grupa lokalna, struktura pośrednia itd.), ze zróżnicowanymi poglądami. Kierując się powyższymi kryteriami, po przeprowadzeniu dyskusji zaproponowano następujący skład zespołu:
– Kinga Dąbrowska
– Wojtek Makowski
– Piotr Cykowski
– Zbigniew Lisiecki
– Piotr Skrzypczak
– Jacek Żelazek
Komisja Rewizyjna zasugerowała, by w składzie zespołu znalazł się pracownik Biura.
W związku z tym do powyższego grona dodano Dyrektorkę Stowarzyszenia Małgorzatę Zdunek.
Do Zarządu wpłynął wniosek Komisji Rewizyjnej, aby głosowanie nad składem zespołu odbyło się w trybie głosowania wszystkich ciał wybieralnych (głosowanie nad każdą osobą osobno). Zarząd stwierdził jednak, że zespół ds. strategii nie jest ciałem decyzyjnym, a jedynie konsultacyjnym.
Zespół powołano jednomyślnie. Wszyscy obecni na spotkaniu członkowie Zarządu głosowali za. Głosowano en bloc, nie na poszczególne nazwiska.
Osoby, które nie weszły w skład zespołu, mogą służyć głosem doradczym. Do grona doradców zaproszona zostanie Małgorzata Wasilewska. Również członkowie Komitetu Ekspertów proszeni będą o zgłaszanie uwag.
W styczniu i w marcu Zarząd przeprowadzi dyskusje na temat tego, co już zostało opracowane. W lutym zespół upubliczni efekty swej pracy i poprosi o komentarze.
Jeśli chodzi o tryb obrad, dla zespołu stworzona zostanie lista mailową.
4. Budżet
Zarząd wystąpi do Grant International Mobilization Trust z wnioskiem o przyznanie 2-letniego grantu. Odpowiedź nadejdzie prawdopodobnie w czerwcu, do tego czasu wszelkie wydatki będą bardzo ściśle monitorowane i ograniczane. Wniosek do IMT musi wykazać, że polska sekcja podejmuje także tematy niepopularne. Naszym atutem może stać się bardzo dobrze napisana strategia. We wniosku zwrócimy się z prośbą o grant większy o 25% w stosunku do otrzymanego na rok 2005. Aby złożyć wniosek, potrzebny jest nowy plan operacyjny. W styczniu struktury pośrednie otrzymają informację, że mają przygotować swe plany operacyjne do 5 marca 2006.
Prognoza przychodów z programu DDC w 2006 roku uległa urealnieniu, i co za tym idzie, obniżeniu. Stoimy przed koniecznością cięć budżetowych. Zarząd dyskutował o możliwości zwiększenia przychodów i zwróci się do Magdy Rurki z prośbą, by przedstawiła swoje sugestie
w styczniu na spotkaniu Zarządu.
Mateusz Hładki zasugerował, zaangażować wolontariuszy w pozyskiwanie donorów DDC. Jest to nierealne. Szczegółowa rozmowa nt. DDC z udziałem Anny Machockiej przewidziana jest na styczeń. Zarząd zwróci się z prośbą do Anny Machockiej o przygotowanie prezentacji ewaluacji DDC za cały rok, przesłanie jej do Zarządu, a następnie omówienie na spotkaniu 7 stycznia. Już teraz potrzebny jest sygnał ze strony Zarządu, by maksymalizować przychód. Będzie się to wiązało
z premią dla osób odpowiedzialnych za program.
Dotychczasowy strategiczny plan fundraisingowy wymaga modyfikacji. Przede wszystkim należy
zwrócić uwagę na stronę internetową – odnośniki do podstron fundraisingowych muszą być bardziej widoczne. Trzeba zacząć testować także inną metodę – płatne SMS-y z Pilną Akcją – oraz przygotować stronę internetową tej akcji, na której znajdą się odpowiedzi od rządów, dobre wiadomości, zdjęcia. Należy powiązać akcje z fundraisingiem, aby nie powtórzyła się sytuacja
z „Wolnością słowa na Białorusi”, kiedy to aspekt fundraisingowy został całkowicie pominięty.
Należy także skupić się na możliwości pozyskiwania jednego procent podatków. Informacja na ten temat zostanie umieszczona i wyeksponowana w nowym magazynie, który ukaże się w styczniu. Zarząd zwróci się do Magdy Rurki z prośbą o przedstawienie jej pomysłu na rozwój programu.
Nie zmniejszono budżetu kampanii ani wydatków związanych z aktywizmem; zmniejszono za to budżet przeznaczony na administrację.
5. Dyskusja o lobbyingu (działalność AI / EU Association)
Powołano Zespół ds. UE i organizacji międzynarodowych, w skład którego wchodzą stażyści oraz koordynatorka – Natalia Szczucka. Zarząd bardzo wysoko ocenia jego profesjonalizm oraz dotychczasowe działania, opisane w powstających regularnie raportach. Pojawia się jednak pytanie
o losy projektu po 31 października 2006, kiedy Natalia Szczucka, która nie jest zatrudniona przez polską sekcję AI, zakończy pracę.
Stażystom można zaproponować dalszą pracę na zasadzie wolontariatu (niektórzy już wyrazili na to chęć), ale będzie się to wiązało ze zmniejszeniem zakresu działań. Jeśli lobbyingiem zajmą się mało doświadczeni wolontariusze, należy liczyć się ze spadkiem jakości, na co nie możemy sobie pozwolić.
Konieczne jest nawiązanie dialogu z Brukselą, aby dowiedzieć się, jakie są dokładnie założenia projektu. W grudniu Zarząd zada to samo pytanie Małgorzacie Wasilewskiej. Zarząd powróci do dyskusji w styczniu.
Z rozmów prezesa ze stażystami wynika, że zajmują się wieloma tematami jednocześnie. Zarząd sugeruje ustalenie priorytetów w lobbyingu.
6. Walne Zgromadzenie 2006
Zarząd ustalił termin kolejnego WZ na 6-7 maja 2006. Będzie ono miało charakter wyborczy, zaproponowane zostaną także poprawki do Statutu, aby nie był on wewnętrznie sprzeczny.
Zarząd zwróci się do Komisji Rewizyjnej z prośbą o opracowanie poprawek.
Pojawiła się sugestia, by WZ zorganizowane zostało przez Biuro, w siedzibie Stowarzyszenia
w Warszawie. Pomysł został odrzucony, ponieważ organizacja WZ pozwala grupie lokalnej nabyć nowe umiejętności oraz silniej się zintegrować nie tylko we własnym gronie, ale i ze strukturą ogólnopolską.
Małgorzata Lamperska poinformuje grupy o możliwości zorganizowania przez nie WZ 2006
7. Nowe pismo
Powstaje nowe pismo, które zastąpi dotychczasowe wydawnictwa skierowanie do różnych grup docelowych. Do członkostwa skierowane zostanie pytanie o pomysł na tytuł pisma.
Należy ujednolić adres mailowy, na jaki można kierować pytania związane z pismem oraz wysyłać teksty. Trzeba zastanowić się nad cyklem wydawniczym nowego pisma, tak aby zgrać jego rozsyłkę z akcjami i nowym terminem WZ oraz aby zaoszczędzić na wysyłce (np. pismo i informacja
o „1 %-ecie” razem). Dyskusja na ten temat pozostaje otwarta.
Należy przeprowadzić debatę nad kształtem nowego wydawnictwa po publikacji 1. numeru. Pismo trzeba także ewaluować pod kątem przekazu, opierając się na wnioskach z ankiety dotyczącej wizerunku AI, przeprowadzonej na WZ 2005. Wnioski te są następujące:
– Zachować: ruch działaczy, zaangażowanie, niezależność
– Osiągnąć: profesjonalizm, skuteczność, twórczość, stanowczość, zorientowanie na jednostkę
– Zwalczać: AI jako organizacja łagodna i nudna
– Uniknąć: sekciarstwa, elitarności.
8. Wstępna rozmowa nt. pracy Biura i ewaluacji pracowników
Pracownicy Biura 2 razy w roku wypełniają ankietę ewaluacyjną. Do dotychczasowej ankiety dodane zostaną pytania dotyczące atmosfery w Biurze oraz współpracy z innymi. Zarząd chciałby także dowiedzieć się z ankiet, co stanowi plusy i minusy pracy w AI. Ewaluacja powinna zostać przeprowadzona na podstawie zakresu obowiązków.
Ewentualne premie oraz podwyżki należy uzależnić do wyników pracy konkretnej osoby.
Poruszono także kwestię czasu, w jakim grupy otrzymują odpowiedź na pytanie wysłane do Biura. Jeśli zdarzy się, że odpowiedź nie nadchodzi albo nie jest satysfakcjonująca, grupy mogą wysłać kopię maila do Dyrektorki Stowarzyszenia, o czym zostaną poinformowane przez Małgorzatę Zdunek.
Zarząd planuje szerszą dyskusję nt. pracy Biura.
Przeprowadzenie profesjonalnej ewaluacji na dużą skalę pociąga za sobą wysokie koszty. Biuro zwróci się do Ośrodka Ewaluacji oraz Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego z pytaniem
o możliwość redukcji tych kosztów.
9. Wyjazdy planowane
W dniach 14-16 grudnia Dyrektorka Stowarzyszenia, Małgorzata Zdunek, oraz Prezes Stowarzyszenia, Wojciech Makowski, będą uczestniczyć w spotkaniu na temat rozwoju w regionie. Spotkanie odbędzie się w Pradze.
10. Sprawy różne
Maraton Pisania Listów
W maratonie bierze udział 14 miast. Każde miasto będzie dysponowało własnym blogiem.
Zarząd nie będzie zachęcał grup do zapraszania do udziału w Maratonie polityków; lepiej nawiązać współpracę z ludzi kultury i nauki, jednak ostateczna decyzja należy do grup.
Mirella Panek opracuje wzór komunikatu prasowego w poniedziałek 5 grudnia i roześle go grupom.
W przyszłym roku maraton zbiegnie się w czasie z 25 rocznicą wprowadzenia w Polsce stanu wojennego. Należy zastanowić się nad tym, jak wykorzystać fakt, iż mamy „własnych” więźniów sumienia z tamtego okresu.
„Wolność słowa na Białorusi”
Zarząd wyraża podziękowanie pracownikom, szczególnie Jackowi Białasowi.
Odnotowano ok. 300 tysięcy wejść na stronę internetową organizacji.
Niestety, w czasie akcji miało miejsce kilka niedoróbek – informacja na stronie pojawiła się dopiero o 10 rano, ponadto serwer omal nie uległ przeciążeniu. Grupy lokalne, poza wyjątkami, nie wykazały większej aktywności w związku z akcją. Zabrakło wyraźnego sygnału ze strony Biura. Nie wykorzystano akcji do celów fundraisingowych.
Obserwatorzy
Powołanie obserwatorów AI pomogłoby uwiarygodnić działania organizacji w Polsce, jak również stanowiłoby ciekawą ofertę dla doświadczonych działaczy. Mamy już w Stowarzyszeniu kilku członków, którzy zostali przeszkoleni pod tym kątem przez Helsińską Fundację Praw Człowieka. Mateusz Hładki nawiąże z nimi kontakt. Roli obserwatorów nie będą pełnić grupy lokalne. Należy zwrócić się do Helsińskiej Fundacji Praw Człowieka oraz opracować metodologię działań (np. HFPCz nie obserwuje nielegalnych wydarzeń).
Nie wiadomo, czy pomysł powołania obserwatorów jest zgodny z zasadami przyjętymi przez Międzynarodowy Sekretariat.
Banery
Zostaną wyprodukowane w takiej ilości, na jaką pozwala budżet.
Reguły dystrybucji gadżetów
W związku z tym, że ubiegamy się o grant i odpowiedź w tej sprawie otrzymamy w czerwcu, decyzja zostaje wstrzymana do 2. połowy roku.
W biurze znajduje się bardzo dużo egzemplarzy publikacji „Narysuj mi prawa człowieka”. Małgorzata Zdunek poinformuje grupy lokalne, że mogą je zamawiać, o ile opłacą koszty przesyłki, których nie uwzględniono w budżecie.
Puszki-skarbonki w Krakowie
Mateusz Hładki bez rezultatu próbował skontaktować się z osobami z Krakowa.
Raport o aktywizmie
Ośrodek Ewaluacji przygotował raport nt. aktywizmu w polskiej sekcji AI. 3 grudnia 2006 odbyło się spotkanie nt. aktywizmu, podczas którego dyskutowano o zmianach, jakie należy wprowadzić. Małgorzata Zdunek określi sposób i skalę czasową wprowadzenia zmian w Biurze. Mateusz Hładki zbierze informacje o zaleceniach dla Zarządu i wyślę na listę Zarządu.
Następne spotkanie Zarządu odbędzie się 7-8 stycznia 2006.