W zebraniu udział wzięli:

Marcin Komosa

Jarosław Orłowski sekretarz

Adam Pruss  skarbnik

Piotr Skrzypczak

Małgorzata Wasilewska – prezes

Maciej Wieczorkowski

Komisja Rewizyjna:

Amina Bassil 

Biuro

Arek Jarosińki – koordynator REAP

Małgorzata Zdunek – dyrektor

Załączniki:

1. Uchwała o przyjęciu nowych członków I/12/2002

2. Self assesment analysis

3. Formularz “Evaluation of AI development”

1.       Przyjęcie porządku zebrania

2.       Przyjęcie nowych członków (zał. 1)

3.       Biuro

a. informacja o warsztatach

• styczeń – IS organizuje w Polsce regionalny warsztat kampanijny. Udział wezmą przedstawiciele z regionu oraz Jacek Białas i Mirella Panek z AI Polska. Warsztat miał się odbyć na wiosnę, jednak z powodu opóźnień została podjęta decyzja o przesunięciu go na czas trwania kampanii, po dwóch ważnych wydarzeniach kampanijnych
• marzec – warsztat fundraisingowy 12-15.03 Słowenia – jedzie Lucyna Mauks i Małgorzata Zdunek w roli trenera.

b. KRS

• KRS odrzucił nasz wniosek o rozwiązanie oddziałów regionalnych – wniosek został odrzucony z przyczyn formalnych – brak załącznika KRS-WA. Uzupełniony wniosek został ponownie złożony.

c. Weksel

• Biuro poszukuje tańszego operatora połączeń międzynarodowych i komórkowych. Jednak firmy wymagają od nas kaucji lub weksla. Sprawa pozostaje do dalszego zbadania

 d. Ryszard Matuszewski

• jest członkiem Amnesty International. Do biura przychodzą listy, również z Izraela, domagające się ochrony p. Matuszewskiego przed prześladowaniami. Zarząd podjął decyzję o dokładniejsze przyjrzenie się sprawie Ryszarda Matuszewskiego (archiwalne informacje prasowe). Zarząd przedyskutował również możliwość weryfikacji zapisujących się członków, odrzucając ją jako nierealną i niezgodną z zasadami działania Amnesty.

e. Ewaluacja pracowników została przeprowadzona. Zarząd wysłuchał wniosków z ewaluacji pracowników.

f. Biuro oddziału – niesprzyjające warunki pracy, nie domykające się drzwi, zimno, trudne sąsiedztwo. W odpowiedzi, Zarząd Oddziału złożył następującą propozycję: Zarząd opuszcza pokój, który do tej pory dzielił z rzeczniczką, zostaje zmieniony zamek, dzięki czemu sytuacja staje się klarowna. Zarząd zabiera jednak swój komputer, na którym pracuje obecnie rzeczniczka. Zarząd Stowarzyszenia przyjmuje w/w propozycję.

2. Regulamin struktur pośrednich

• KR złożyła projekt regulaminu struktur pośrednich – łączącego w sobie wszystkie dotychczasowe decyzje i ustalenia. Zarząd podejmie decyzję w sprawie regulaminu do piątku

3. Obsługa członkostwa

Adam Pruss zwraca uwagę, iż oferta dla członkostwa jest niezadawalająca. Piotr Skrzypczak napisze tekst nowego listu do nowych członków. Rozważona zostanie propozycja zmian stałych rubryk w biuletynie.

4. REAP

W zebraniu uczestniczył koordynator REAP Arek Jarosiński, który przedstawił Zarządowi raport z dotychczasowych szkoleń i najbliższe plany związane z projektem.

a. Szkolenia realizowane wg planu, następne odbędą się wg ustalonego harmonogramu

b. ZHP

– Konkurs o prawach człowieka na obozach harcerskich. Przed wakacjami będzie przygotowana ulotka.

– Długofalowa współpraca w 6 regionach – drużyny podejmowałyby nasze akcje. Punktem wspólnym mogą być akcje dotyczące dzieci, maraton. W plan działania ZHP powinny być wprowadzone wydarzenia związane z prawami człowieka. Współpraca w tych tematach dobrze rokuje, ponieważ po szkoleniach, harcerze byli najbardziej zadowoleni z modułu prawo-człowieczego.

– Postępy Koordynator REAP jest zadowolony ze prowadzenia projektu, m.in. współpracą z CODN. Zgłosił się UNHCR z prośbą o dołączenie ich materiału multimedialnego do naszych materiałów przygotowywanych w ramach REAPu na wrzesień. Outreach jest jedną z wartości REAP. Współpraca z UNHCR może być owocna, ponieważ posiadamy ograniczone zasoby w tematyce uchodźczej. Musimy jednak wyraźnie zaznaczyć nasz udział. Marcin Komosa zwrócił uwagę, iż prezentacja nie powinna znaleźć się w pierwszym pakiecie, ponieważ jednym z celów REAP jest promocja AI, a CD mógłby rozmyć przekaz, jako bardziej atrakcyjna form przekazu sprawić wrażenie że to materiały UNHCR . W pierwszym pakiecie, umieścimy informację o następnej wysyłce, w której znajdzie się CD.

– Dziennikarze. Piotr Skrzypczak zwraca uwagę, iż ze względu na wysyp nagród dziennikarskich w grudniu, powinniśmy przenieść nagrodę na urodziny AI w maju. Zarząd zgodził się, iż pokrycie medialne I nagrody było niezadowalające, jednak należy pamiętać iż to jest dopiero pierwsza edycja, przygotowana w bardzo krótkim czasie, przede wszystkim należy podkreślić że osiągnięciem koordynatora REAP-u i rzecznik jest fakt że nagroda doszła już w tym roku do skutku. Zaczęliśmy w dobrym stylu, teraz można ulepszać procedurę. W przyszłym roku modyfikujemy formułę, być może wprowadzimy kategorie, monitorujemy media (wraz z biurem rzecznika praw obywatelskich) przez cały rok. Poza tym, przeniesienie nagrody na maj, utrudni przedstawienie “pióra” jako nagrody o charakterze rocznym.

5. Self assesment analysis (załącznik 2) – ostatni etap procesu sekcyjnego. Został zaaprobowany przez Zarząd

6. Budżet

– grant SDC pokrywa się z zapotrzebowaniem, które zgłosiliśmy  – 270 tys. zł. Suma ta pokrywa koszty stałe, biuro, koszty administracyjne – pozostawiając niewielką sumę na działalność stricte statutową. W związku z tym, zarząd podjął decyzję o wprowadzeniu ścisłego monitoringu finansowego – niedopuszczalne są wszelkie przekroczenie budżetów struktur pośrednich. Pracownicy otrzymują podwyżki dopiero po roku pracy w Stowarzyszeniu. Budżet zostanie przyjęty na początku 2003.

7. Monitoring

Zrobione

Chiny – przygotowanie oferty materiałów, wysyłka, strona, koordynator uczestniczył w spotkaniu w Paryżu

ZOSW – Dzień objectora, brak zainteresowania służbą zastępczą, więc należy się zastanowić, czy warto się zajmować tą tematyką w takim zakresie

Kobiety – G. Tarasiewicz uczestniczyła w Int. Women’s Network Meeting w Londynie

LGBT – działa

PA – działa, jednak nie udało się zrealizować projektu Znaczek AI oraz WRAN.

HRE – problem polega na tym, że koordynator musi się ponownie zastanowić jak zespół się pokrywa / różni od działalności w ramach projektu REAP – brak wyraźnej granicy.

Uchodźcy – 2 spotkania, brak PA uchodźczych, materiały do szkół przygotowane, ale niewykorzystane, Dzień Uchodźcy zorganizowany

Lobbying – Genewa – Komisja Praw Człowieka, ICC,

Promocja – D’Arcy łączy się  z Leo Burnett, oznacza to, że cały proces ustalania współpracy zaczyna się od nowa

Publikacje – podręcznik jest prawie gotowy, podręcznik PA jest, nowa deklaracja jest, A+ jest

Fundraising – nowe, sprawniejsze metody płatności zaimplementowanie, Direct Dialog i Direct Mailing przećwiczone – inwestycja na przyszłość

Struktura wewnętrzna: Zarząd spotyka się regularnie i podejmuje decyzje, GROCZ w stanie uśpienia – czeka na powrót Doroty Flak, GRS w listopadzie zorganizował TOT, Biuro działa na miarę możliwości

Nadchodzące:

W związku z potencjalnym statusem sekcji w styczniu – do 15 włącznie mamy możliwość zgłoszenia rezolucji na ICM – propozycje dyskutowane:

–          language program, wspólnie z sekcją słoweńską – fundusze na tłumaczenia

–          regulamin ICM mówi, iż w wypadku gdyby obrady miałyby być tajne, tylko sekcje i IEC mogą zostać, nikt nie pomyślał o strukturach – rezolucja o zmianie “Standing Orders”

8. Wyjazdy

–          Jarek Orłowski – Austria – Regionalne Seminarium o Prawach Ekonomicznych, Społecznych i Kulturalnych organizowany przez sekcję austriacką

–          Goha – Western Europeam Strategy Meeting

–          Adam Pruss – Activism Workshop

–          Maciej Wieczorkowski – spotkanie Rady Europy z polskimi NGO’s – czysto informacyjno-kurtuzayjne spotkanie

9. Sprawy różne

–          puszki na zbiór pieniędzy – możemy ustawić na lotnisku na przykład. Grupa 2 chce postawić puszkę na Okęciu. Zarząd podejmuje decyzję, iż puszki na lotniskach są w kompetencji ogólnopolskiej, w związku z czym dochód przeznaczony może być na całe Stowarzyszenie, a nie tylko na grupę 2.

–          lekarze – problem HIV jest dobrą platformą do współpracy z  lekarzami, jest kontakt to chętnych

–          raport roczny – Lucy, Goha, Jacek i Mirella przygotują podstawy do raportu.

–          Mailing  – do tej pory średnia dotacja 39 zł, 300 zł największa, najczęstsza 50 zł, ilość listów 74. Pełna ewaluacja projektu w styczniu 2003, gdy przestaną spływać dotacje.

–          Zarząd uchwala że wydatki nie przewidziane w budżecie (lub zmiany w budżecie) które przekraczają sumę 1000zł muszą być zatwierdzane przez prezesa i skarbnika, lub w wypadku  braku jednej z w/w osób, inny upoważniony członek zarządu.

–          Kościoły –  było spotkanie w sprawie konferencji – zostały zaproszone wszystkie związki wyznaniowe. Konferencja odbędzie się na wiosnę, jej koncepcja nie jest jeszcze opracowana. 15 grudnia odbędzie się wspólna akcja pilotażowa – adwentyści, metodysci, kościół katolicki, muzułmanie; powstaje nowa strona z bardzo bogata ofertą

–          Edukacja Rozwojowa – jest zgoda, Agata Zielińska koordynuje współpracę z zainteresowanymi NGOs. Prośba do Agaty o informacje do zespołu HRE, na ai-info i o jasne sformułowanie idei.

–          Formularz Julii Sherwood (załącznik 3)– podsumowanie działalności AI Polska i współpracy z Europe Development Team – został przyjęty przez Zarząd

17. Następne zebranie styczeń 2003.