Obecni na spotkaniu:
Zarząd
Marcin Komosa
Anna Legan
Adam Pruss
Piotr Skrzypczak
Małgorzata Wasilewska
Maciej Wieczorkowski
Komisja Rewizyjna
Erwin Kamecki
Amina Bassil
Biuro
Małgorzata Zdunek
1. Przyjęcie porządku spotkania
2. Raport o stanie członkostwa
Obecnie mamy 746 członków, w tym 44 osoby przyjęte dziś przez Zarząd.
Grupa inicjatywna Kraków zwróciła się do Zarządu z prośbą o przyznanie statusu grupy uznanej. Wniosek pozostaje bez rozpatrzenia, gdyż nie spełnia warunków formalnych. Dyrektor skontaktuje się z koordynatorem grupy, w celu wyjaśnienia wątpliwości.
Na najbliższym spotkaniu nowego już zarządu należy przedyskutować sprawę systemu obsługi członkostwa, w związku z pracą nad strategią komunikacji.
3. Fundraising – Direct Dialog (DD).
Szczegółowa prezentacja programu zostanie przeprowadzona podczas WZ.
Przeprowadzone testy DD dały bardzo dobre wyniki, które pozwalałyby nam na kontynuowanie pozyskiwania funduszy za pośrednictwem właśnie tej metody. Istnieje możliwość, aby w ramach nowopowstałego Fundrising Investment Fund uzyskać pożyczkę na kontynuowanie projektu.
(Jest to specjalnie założony fundusz, którego celem jest udzielanie pożyczek na rozwijanie działań fundraisingowych. Rocznie fundusz dysponuje kwotą 1 mln funtów. Zasadą fundusze jest udzielanie pożyczek na projekty fundraisingowe, których celem jest osiągnięcie stabilnych i systematycznych dochodów; pożyczka może być udzielona przy spełnieniu również drugiego warunku, jakim jest przedstawienie wyników testów projektu, które wskazują na możliwość pełnego sukcesu projektu)
Pożyczkę taką może dostać tylko sekcja i tylko w przypadku, kiedy w danym kraju są możliwości fundraisingowe, a konkretnie – działa metoda DD. Czyli zarówno istnieje cała infrastruktura od strony bankowej jak i potencjał wśród społeczeństwa. Dzięki temu, że przeprowadziliśmy dwa testy DD według wskazówek i zaleceń FIF Fundraising Unit Międzynarodowego Sekretariatu możemy starać się o pożyczkę i to już w listopadzie, czyli w pierwszym możliwym terminie.
W celu rozpoczęcia projektu, który będzie zdecydowanie większym przedsięwzięciem niż dotychczasowe testy, potrzebujemy funduszy na inwestycje (wprowadzenie metody DD jako naszego głównego i stałego narzędzia fundraisingowego, dzięki któremu po pewnym czasie nasza sekcja uzyska całkowitą samodzielność finansową pociąga za osobą spory nakład pracy, czasu i finansów, choćby zatrudnienie koordynatora projektu, 12 rekruterów, 3 telemarketerów, obsługę bazy danych, zorganizowania biura w Warszawie oraz wyposażenia pracowników we wszystkie niezbędne środki do szkoleń i pracy). Projekt wymaga również, aby dyrektor sekcji przez pół roku, zarówno przed rozpoczęciem działań na ulicy, jak i w trakcie, co pewien czas przyjeżdżała do Warszawy. Obecnie trwają rozmowy z nowym bankiem, który jest nam w stanie zaproponować korzystniejsze zasady współpracy. Wszystkie czynniki projektu – pracownicy, materiały, systemy pracy, czas trwania/lokalizacje powstały w konsultacji z FIF. Suma pożyczki na projekt wyniesie ok. 600 tyś. zł.
Program DD jest długofalowy, zakłada również w późniejszym terminie działanie w innych miastach. W przypadku pogorszenia się wyników, czego dotychczasowe osiągnięcia brane pod uwagę w swoich uśrednionych a nawet minimalnych wskazaniach nie wskazują, to system monitoringu ze strony FIF jest tak skonstruowany, że nie pozwala na stratę dużej sumy oraz gwarantuje natychmiastowe konsultacje, pomoc i naprawę zaistniałej sytuacji.
Zakłada się, opierając się na wynikach polskich testów, że po piątym roku nasz dochód netto wyniesie 600 tyś. zł, następnie już będzie wzrastał. Raty pożyczki będą nam wypłacane stopniowo, wiąże się to ze ścisłym systemem raportowania z naszej strony. Również spłacać pożyczkę będziemy stopniowo, prawdopodobnie po piątym roku programu, w momencie ustabilizowania się dochodu netto więcej uzyskania przez nas samodzielności finansowej.
Mniej więcej po tylu latach zaczniemy również spłacać naszą należność wobec ruchu międzynarodowego, czyli teraz my zaczniemy być sekcją wspierającą biedniejsze struktury/sekcje, tak jak jest to obecnie z nami samymi
Jeśli zarząd nie zgodziłby się na tę pożyczkę i realizację projektu DD to stajemy przed sytuacją, w której nie mamy żadnych innych możliwości pozyskiwania funduszy w celu osiągnięcia samowystarczalności. Zasady są takie, że FIF nie zakłada żadnych innych sposobów fundraisingu niż metoda DD, co w naszym wypadku doprowadzi do braku jakichkolwiek środków na istnienie AI Polska, gdyż SDC już w chwili obecnej jest przytłoczony ilością podań o granty. A jak pokazały wszelkie przeprowadzone testy, jedyna metodą FR dzięki której moglibyśmy się rozwijać jest metoda DD.
.
Średni europejski czas trwania programu to 7 lat, jest to okres, w którym można pozyskiwać nowych donorów, ale u nas ten czas może się wydłużyć, później przestaje się pozyskiwać nowych donorów, a projekt zarabia już sam na siebie. Oczywiście można, co jakiś czas wracać z konkretnymi programami, na które w ten sposób będzie się pozyskiwało fundusze.
Jesteśmy pierwszą w Polsce organizacją, która tą metodą będzie pozyskiwać fundusze, wiąże się to z tym, że nie posiadamy specjalistów ani specjalistycznych firm w tej dziedzinie. Jednak dzięki przeprowadzonym testom przy pomocy zagranicznych ekspertów udało się przełożyć program na polskie realia.
Aplikację do FIF o uzyskanie pożyczki należy złożyć do 1 listopada, wszystkie działania pilotażowe oraz praca nad projektem odbywały się za kadencji obecnego Zarządu, tak więc jego gestii leży decyzja o złożeniu aplikacji. Umowę jednak podpisze już nowy zarząd, gdyż to zarząd ponosi odpowiedzialność finansową za stowarzyszenie.
Po dyskusji Zarząd podjął uchwałę wyrażającą zgodę na wystąpienie z aplikacją do FiF. (załącznik nr 2)
4. WZ 2003
Zarząd omówił porządek WZ zwracając uwagę na prośby i informacje, które pojawiły się w ostatnim czasie. Zmieniła się godzina rozpoczęcia WZ, co spowodowało przesunięcia w poszczególnych punktach. Aktualny porządek zostanie zaprezentowany na stronie wewnętrznej. Dyrektor wyśle w tej sprawie maila do wszystkich uczestników WZ.
Swoje przybycie, do tej pory, potwierdzili prezeska sekcji USA, 2 członków Zarządu AI Czechy, kampajnerka z Słowacji, Prezeska z Chorwacji oraz z Węgier.
5. Spotkanie Grupy Roboczej ds. Rozszerzenia przy Unii Europejskiej.
Podczas spotkania Grupy Roboczej ds. Rozszerzenia przy Unii Europejskiej zdecydowano, że w ramach funduszu na wzmocnienie lobbyingu w krajach wchodzących do UE, zatrudniony przez Brukselę od kwietnia przyszłego roku na cały etat lobbysta zostanie oddelegowany do Warszawy i połowę swojego czasu poświęci na Polskę a połowę na Węgry, Czechy i Słowację.
W ramach finansowania biura dla tej osoby zapewnione wsparcie finansowe dla AI Polska, które może się okazać przydatne przy przenoszeniu biura sekcji do Warszawy. Ta osoba nie będzie naszym pracownikiem, a wszystkie jej koszty będą pokryte przez Brukselę.
6. Plan operacyjny 2004
Poprawki, które dostaliśmy IS dotyczyły pracy w ramach UE, niestety nie posiadamy jak na razie możliwości prowadzenia lobbyingu, a perspektywa zatrudnienia lobbysty nie jest częścią naszego planu, a Biura AI w Brukseli. Sugestie dotyczące strategii zostały uwzględnione.
7. Strategia europejska
Nie mamy żadnych komentarzy, wszystkie działania, które chcemy podjąć zostały w strategii uwzględnione.
8. Sprawy różne
– Rada Działalności Pożytku Publicznego – AI nie będzie wystawiała własnego kandydata, zdecydujemy o poparciu jednego z kandydatów już zgłoszonych.
– OBWE.
Sesja Human Dimension Implementation Meeting odbędzie się od 6 do 17 października. Przyjeżdżają dwie osoby z Międzynarodowego Sekretariatu (International Legal and Organizations Program), Marcin Komosa będzie uczestniczył w obradach do momentu ich przyjazdu. Adam Pruss przedstawi stanowisko Amnesty o torturach i karze śmierci na sesji 9 października.
– strona www
Odbyło się spotkanie z firmą Conecto, która wyraziła chęć zrobienia się zrobienia nowej zautomatyzowanej strony AI.
– maile amnestyjne
Zarząd uchylił uchwałę o tym, kto może mieć maila amnestyjnego, kompetencje te przechodzą na dyrektora oraz webteam.
– EFS
Od zeszłego roku jesteśmy zaangażowani w prace komitetu ES. Maciej Wieczorkowski jedzie do Paryża na EFS jako osoba prywatna, a nie jako przedstawiciel Amnesty.