W zebraniu udział wzięli:
Anna Legan
Marcin Komosa
Jarosław Orłowski
Adam Pruss
Piotr Skrzypczak
Małgorzata Wasilewska
Maciej Wieczorkowski
Małgorzata Zdunek – Biuro
Amina Bassil – Komisja Rewizyjna
Goście:
Jacek Białas – campaigner
Bogusław Stanisławski – koordynator projektu „Kościoły”
Spotkanie prowadził Adam Pruss
1. Przyjęcie porządku dziennego
2. Raport o stanie członkostwa
Uchwała nr 1/IV/2003 o przyjęciu 117 nowych członków.
Zgodnie ze statutem Stowarzyszenia osobom, które nie opłaciły składki za 2003 rok, wygasło członkostwo. Na dzień 23 kwietnia liczba członków Stowarzyszenia wynosi 486, a grup – 19, co na najbliższym ICMie daje nam 1 głos.
3. Biuro
· Zarząd przyjął uchwałę o rozliczeniu kosztów podróży uczestników warsztatu Identiy Based Discrimination (IBD).
· Małgorzata Wasilewska podejmuje się zrobienia ewaluacji roku 2002.
· Piotr Skrzypczak podejmuje się dokończenia procesu rejestracji logo Stowarzyszenia i zobowiązuje się zdać sprawozdanie na następnym spotkaniu zarządu.
· Zarząd zdecydował o wzięciu udziału w niemieckim konkursie o 50 tyś Euro na materiały papierowe. Zgłosiła się do nas graficzka, która zaoferowała się zrobić dla nas projekt kampanii i zgłosić nas do konkursu.
· Piotr Skrzypczak, Marcin Komosa i Maciej Wieczorkowski będą nadzorowali projekt konkursu Amnesty International w Tele Magazynie. Jest to dodatek telewizyjny do lokalnych dzienników – nakład: 1 400 000 egz.
4. Zarząd przyjął bilans za 2002 rok i omówił wyniki audytu.
5. Walne Zgromadzenie 2003
W tym roku WZ odbędzie 18-19 października. Ponieważ jego organizacja jest dla grup korzystnym wydarzeniem fundraisingowym, ale tym samym dość dużym wyzwaniem logistycznym, dyrektor biura ogłosi w najbliższym czasie konkurs wśród grup na organizację walnego.
Piotr Skrzypczak podejmuje się nadzorowania organizacji WZ do momentu powołania Komitetu Organizacyjnego WZ 2003.
6. REAP
Plany:
- Wakacje – udział Amnesty w „akcji letniej” harcerzy.
- W przyszłym roku odbywać się będą panele (wg. projektu pilotażowego Ani Dzierzgowskiej); w planach jest także seminarium dla dziennikarzy (Małgorzata Wasilewska spróbuje pomóc w stworzeniu modułu dla dziennikarzy)
- Postanowiono włączyć chętnych multiplikatorów do pracy trenerów amnestyjnych (Beata Szczeniak i Dorota Flak mają się z nimi skontaktować na majowym szkoleniu REAP)
- Marcin Komosa podjął się przypomnieć członkostwu zasady prowadzenia szkoleń (do końca tygodnia). Prześle on także do Biura listę kontaktową szkoleniowców z regionów i opracuje system odpowiedzi osobom zainteresowanym. Zarząd wyraził konieczność podjęcia uchwały, która określałaby osoby uprawnione do edukacji praw człowieka z ramienia Amnesty. Przygotuje ją Marcin Komosa.
- Szkolne grupy AI rozpoczną działalność od przyszłego roku. Rozesłano pakiety informacyjne do szkół i bibliotek. Wydrukowano podręcznik. W październiku odbędzie się spotkanie z CODN.
- Ukazał się już podręcznik „Moje i Twoje prawa i wolności” – którego część napisana jest w oparciu o materiały amnestyjne. Każdy regionalny zespół REAP dostanie po dwa egzemplarze.
7. Crisis response
Jacek Białas przedstawił dotychczasowe działania w ramach Kampanii Rosyjskiej oraz wstępną ewaluację. Zrelacjonował także działania w sprawie Iraku.
8. Projekt członkowski – omówienie rezultatów
Odbyło się badanie 147 osób, które nie zapłaciły składki na 2003 rok. Dało to ogólny obraz członkostwa.
Istnieje wyraźna potrzeba znalezienia kogoś z zewnątrz do opracowania systemu obsługi członkostwa, czytelnego przekazywania informacji – szczególnie na temat opłacania składek – Jarek Orłowski zorientuje się w tym temacie i przygotuje ofertę na następne spotkanie.
9. Monitoring planu 2003
Konieczne jest, aby co pewien czas koordynatorzy uaktualniali informację na temat prowadzonych akcji, nie tylko o tym, kto został uwolniony.
Kampania rosyjska
- Częściowa ewaluacja i uaktualnienie kalendarza – Jacek Białas prześle go na początku maja.
- Międzynarodowy dzień ochrony ofiar tortur – akcja się odbędzie 26 czerwca
- Nawiązanie współpracy z NGOsami z okręgu Kaliningradzkiego – brak odzewu z tamtej strony.
- Nie będzie planowanego spotkania z matkami żołnierzy.
Chiny – Maciej Wieczorkowski zorientuje się czy środowisko warszawskie podejmie się organizacji rocznicy Tiannanmen.
Turcja – odbyła się udana akcja „Kwiatek” w dniu 8 marca.
ZOSW – dzień objectora odbędzie się 15 maja
MSP – działalność zawieszona
LGBT – od maja struktura nie będzie miała koordynatora
PA – fragment podręcznika PA będzie integralną częścią podręcznika REAP; w pierwszym kwartale nie ukazał się biuletyn dobrych wiadomości.
HRE – planowane spotkanie z osobami zainteresowanym edukacją praw człowieka z Białegostoku
Uchodźcy – Maciek Wieczorkowski porozumie się z koordynatorem w sprawie sprawozdania z dotychczasowych działań oraz planów na Dzień Uchodźcy
Media – odbędzie się konferencja prasowa na launch raportu.
Publikacje – biuletyn oraz ‘amnesty +’ wychodzą w terminie.
10. Monitoring bilansu. Księgowość i zarządzanie finansami
Adam Pruss zobowiązał się monitorować kurs GBP i doradzać, kiedy wymieniać na PLN. Spotka się on także z księgowym, aby usprawnić współpracę z biurem rachunkowym.
11. Projekt kościoły
Bogusław Stanisławski – koordynator projektu – zreferował jego przebieg. (załącznik)
12. Fundraising – plany . Obsługa członkostwa.
· Powstał projekt ankiety dla nowych członków, dzięki niej będzie można dowiedzieć jakie materiały są najbardziej interesujące. Zostanie ona opublikowana w biuletynie na koniec września.
· Adam Pruss we współpracy z Biurem zrobi projekt bazy danych członkostwa.
· Zarząd przypomniał, że na wszystkich materiałach muszą się znaleźć elementy fundraisingowe – wszystkie projekty muszą być pod tym względem konsultowane przed wydrukiem z fundraiserem.
· Po przeniesieniu na nowy serwer, administrowanie list amnestyjnych przejmie Dorota Nazarko.
· Do MSWiA został wysłany wniosek z pytaniem, co możemy uważać za cegiełkę.
· Zarząd podjął decyzję, żeby zawiesić rozstawianie puszek przez fundraisera, ze względu na małe przychody.
· Wstępnie Zarząd zgodził się na przeprowadzenie w maju, w Warszawie testu Direct Dialog, zastrzegając, że kategorycznie nie może być przekroczony budżet 4200zł. Podczas tej próby byłaby obecna konsultantka zewnętrzna. Koszt przyjazdu i pobytu konsultantki pokrywa AI Holandia. Ze względu na to, że DD został zaplanowany w naszym budżecie za rekruterów płaci AI Polska.
Maciej Wieczorkowski przypomniał zalecenie Zarządu, iż przed podjęciem decyzji o przeprowadzeniu projektu fundraisingowego, musi być przedstawiony Zarządowi budżet i plan projektu, co tym razem nie zostało przygotowane wcześniej, a dopiero na samym spotkaniu.
· Fundraiser powinien stworzyć projekt, który miałby na celu zdobycie i utrzymanie nowych członków. Jednym z pomysłów jest wykorzystanie grudniowego Tygodnia Praw Człowieka jako kampanii rekrutacyjnej pod hasłem – „broń praw człowieka razem z nami”.
13. Strona www
Deadline na nową stronę, która będzie łatwa w aktualizacji dla pracowników, jest do pierwszego czerwca. Po tym terminie opiekę nad www przejmuje nowa osoba.
14. Praca zarządu
· Według regulaminu Zarządu nie może on podejmować w trybie obiegowym decyzji, które dotyczą finansów Stowarzyszenia, w związku z tym Zarząd widzi konieczność comiesięcznych spotkań.
· Do każdego protokołu sekretarz będzie dołączał wszystkie decyzje podjęte w trybie obiegowym.
· Po 1 czerwca głosowanie w trybie obiegowym zostanie przeniesione z listy zarządu na wewnętrzną stronę zarządu.
· Małgorzata Wasilewska będzie pilnowała wykonania zobowiązań podjętych przez członków Zarządu podczas spotkania.
· Zarząd podjął decyzję, aby dążyć do nie łączenia stanowisk w Stowarzyszeniu. Będzie to jeden z wymogów postawionych kandydatom do Zarządu.
· Na czas trwania projektu REAP koordynację HRE przejmuje koordynator REAPu.
· Zarząd zgodził się na drukowanie przez Grupę Krakowską AI News/Wire w wersji polskiej.
· Na tydzień przed zebraniem Zarządu sekretarz będzie rozsyłał punkty na nim poruszane na listę ai-info, do 48 godzin przed spotkaniem członkostwo może wysyłać pytania. W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia spotkania będzie rozesłany protokół.
· Maciej Wieczorkowski wyraził ubolewanie ze względu na mało ideową a bardziej administracyjną pracę zarządu.
15. Komisja rewizyjna
Załącznik – Prezes ustosunkuje się w imieniu Zarządu do końca tygodnia
16. Delegacja na ICM
· Zarząd zdecydował, że polską sekcję będą reprezentowali: Małgorzata Wasilewska, Jarek Orłowski i Małgorzata Zdunek.
17. Sprawy różne
· raport z udziału w spotkaniach / szkoleniach
Małgorzata Zdunek była trenerem podczas warsztatu w Słowenii. W warsztacie jako uczestnicy wzięli również udział: Lucy Mauks i Adam Pruss
Małgorzata Wasilewska i Małgorzata Zdunek wzięły udział w Forum prezesów i dyrektorów w Londynie.
Małgorzata Zdunek była uczestnikiem WZ w Pradze; poprowadziła warsztat dla zarządu czeskiego o relacjach między zarządem a pracownikami oraz zrobiła szkolenie dla nowej koordynatorki biura w Pradze..
Adam Pruss był uczestnikiem warsztatu IBD w Warszawie.
· Biuro w Warszawie
Maciek Wieczorkowski dostarczy do Biura informację o podziale opłat za czynsz i neostradę.
· Współpraca AI z Anit-War Coalition
Punkt przełożony na następne spotkanie.
· Koalicje z NGOs
Punkt przełożony na następne spotkanie.
· Statut – rozmowy
Amina Bassil od lipca zobowiązuje się spróbować znaleźć pomoc w napisaniu nowego, jasnego i czytelnego statutu stowarzyszenia.
· Raport roczny 2002
Lucy Mauks poprosi koordynatorów, aby poprawili go merytorycznie do połowy maja. Piotr Skrzypczak spróbuje zorganizować osoby, które mogłyby poprawić go stylistycznie.
Następne spotkanie zarządu odbędzie się 30/31 maja w Warszawie.