Protokół z posiedzenia zarządu, 30.09.06
Obecni:
Zarząd:
Kinga Dąbrowska
Ewa Kamińska
Rafał Kownacki
Monika Szreder
Anna Dzierzgowska
Komisja Rewizyjna: Zuzanna Kulińska
Oraz: Arkadiusz Jarosiński
1. Przyjęcie porządku obrad
Przyjęto następujący porządek obrad:
1. Przyjęcie porządku obrad
2. Wybór nowego Sekretarza Zarządu
3. Monitoring pracy Zarządu
4. Rekrutacja pracowników i zmiany w biurze AI
5. Komisja Rewizyjna
6. Fundraising: rezultaty
7. Nadchodzący ICM – informacja, plan pracy nad rezolucjami
8. Przygotowania do Walnego Zgromadzenia 2007
9. Raport o stanie członkostwa
10. Wyjazdy planowane
11. Sprawy różne
2. Wybór nowego Sekretarza Zarządu
W związku z rezygnacją Ewy Kamińskiej z pełnienia funkcji Sekretarza Zarządu, Zarząd przeprowadził wybór nowego Sekretarza. Nowym Sekretarzem Zarządu została Anna Dzierzgowska.
3. Monitoring pracy Zarządu
Monitoring dotyczył postępu prac w następujących kwestiach:
a. Przygotowanie audytu organizacyjnego.
b. Monitoring wdrażania zaleceń, wynikających z ewaluacji aktywizmu.
c. Przygotowanie strategii PR.
d. Komisja Ekspertów.
a. Kinga Dąbrowska przedstawiła Zarządowi stan przygotowań do audytu organizacyjnego.
W odpowiedzi na opracowane przez Michała Pawlęgę i zatwierdzone przez Zarząd zapytanie ofertowe odpowiedziała jedna organizacja. Jednak proponowana cena audytu okazała się zbyt wysoka. Dwie inne organizacje wyraziły zainteresowanie i poprosiły o bardziej szczegółowe zapytanie. Zespół w składzie: Kinga Dąborowska, Michał Pawlęga, Jacek Białas i Arek Jarosiński przygotował bardziej szczegółowe założenia do audytu. Założenia te zostaną przedyskutowane na spotkaniu zarządu z pracownikami 1 października.
Audyt powinien zakończyć się do końca roku kalendarzowego.
Jeśli chodzi o tryb wyboru oferty: za przygotowanie audytu odpowiedzialny jest Michał Pawlęga, ostateczną decyzję podejmie Zarząd.
b. Rafał Kownacki przypomniał podstawowe wnioski i rekomendacje, wynikające z przeprowadzonej w ubiegłym roku ewaluacji aktywizmu.
Przypomniał, że ewaluacja wskazywała takie problemy, jak:
– problem komunikacji między członkostwem a Zarządem i biurem;
– zgłaszana potrzeba istnienia stałych struktur lokalnych;
– problem wdrażania i motywowania liderów i związany z tym problem nadmiernej centralizacji (postulowane większe rozproszenie kompetencji);
– potrzeba zróżnicowanej oferty dla członkostwa, pozwalającej przyciągać do AI osoby w różnym wieku i z różnych środowisk;
– zwiększenie współpracy między grupami szkolnymi a lokalnymi;
– problem finansowania grup (1%).
W dyskusji przypomniano, że po przeprowadzonej ewaluacji przez Zarząd poprzedniej kadencji (wspólnie z pracownikami Biura oraz częścią wolontariuszy) zostały sformułowane konkretne propozycje działań. Z tych działań na pewno zostały już zrealizowane takie, jak:
– opracowanie i wydrukowanie nowej ulotki „pierwszego kontaktu”;
– przygotowanie i podpisanie umów wolontariackich z osobami, pełniącymi ważne funkcje w Stowarzyszeniu (m.in. koordynatorzy REAP);
– w biurze zawsze jest osoba, której zadaniem jest kontaktowanie się z grupami lokalnymi, zbieranie informacji o ich potrzebach i działaniach;
– dobiega właśnie końca obóz praw człowieka, przeznaczony przede wszystkim dla koordynatorek i koordynatorów grup lokalnych.
Komplikacje, związane z awarią strony, uniemożliwiły podjęcie części ważnych działań (jak aktualizacja adresów kontaktowych, stworzenie bardziej przyjaznego systemu zapisywania się do stowarzyszenia etc.); wszystko to będzie wdrażane w miarę poprawiania się stanu strony.
Konieczny jest bardziej szczegółowy monitoring wdrażania pomysłów i planów powziętych w wyniku ewaluacji aktywizmu.
Rafał Kownacki poinformował także Zarząd, że rozpoczął rozmowy z dwiema firmami zajmującymi się programami lojalnosciowymi. Firmy te wyraziły zainteresowanie współpracą z AI. Jednak w związku z tym, że obecnie rozważane jest zlikwidowanie ulg podatkowych związanych z przekazywaniem pieniędzy organizacjom pozarządowym, rozmowy zostały zawieszone do czasu, kiedy będzie znana nowa ustawa o podatku.
c. Nad opracowaniem strategii PR pracuje firma zewnętrzna.
d. Ewa Kamińska przedstawiła Zarządowi dwie możliwe koncepcje Komitetu Ekspertów:
po pierwsze – można uznać, że chodzi nam przede wszystkim o jak najlepsze wykorzystanie osób, które już działają w AI;
po drugie – że zależy nam na przyciąganiu ekspertów z zewnątrz.
W obu przypadkach warto rozważyć stworzenia bazy danych (oczywiście za zgoda zainteresowanych osób), z której mogłyby korzystać grupy lokalne, rzecznik prasowy, Zarząd, etc.
Warto także spisać obszary, w których Stowarzyszenie obecnie realnie potrzebuje wsparcia ekspertów (czy to własnych, czy to zewnętrznych).
Ważną kwestią jest zachowanie transparentności przy ew. korzystaniu z bazy ekspertów: jeśli powstanie taka baza, powinno być jasne, kto i w jakim obszarze podejmuje decyzje o zwróceniu się do osób z tego grona (np. w kwestiach związanych z rekrutacją do osób z grona ekspertów zwraca się Zarząd, w kwestiach związanych z mediami rzecznik, etc.)
4. Rekrutacja pracowników i zmiany w biurze AI
Arek Jarosiński zdał sprawozdanie z przebiegu rekrutacji na stanowisko koordynatora projektu REAP. W sierpniu ukazało się ogłoszenie z ofertą (ukazało się w serwisie ngo.pl, na www.pracuj.pl, na liście informacyjnej oraz na liście REAP-u); termin składania ofert upłynął 15 września. Rozpatrywane były tylko oferty, które spełniały wszystkie podane kryteria. Komisja w składzie: Kinga Dąbrowska, Arkadiusz Jarosiński, Ewa Kamińska zapoznała się z ofertami; siedem osób zostało zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną, z czego jedna się nie stawiła. Komisja jednomyślnie wybrała na stanowisko koordynatorki Draginja Nadazdin (wcześniej koordynatorkę projektów edukacyjnych w PAH). Draginja Nadazdin będzie pracować na pełny etat, rozpoczyna pracę 9 października. Pierwszą umowę ze Stowarzyszeniem podpisuje na okres trzech miesięcy. Następnie może uzyskać przedłużenie umowy na rok – czyli do końca trwania projektu. Jej zadaniem będzie m.in. podjęcie starań o przedłużenie projektu na kolejne lata; jeśli się to uda, będzie to także oznaczało przedłużenie umowy koordynatorki.
Kinga Dąbrowska poinformowała Zarząd, że jeśli chodzi o Arka Jarosińskiego, w jego przypadku podpisany zostanie aneks do umowy. Zarząd zgadza się także udzielić Arkowi Jarosińskiemu, w związku z objęciem przez niego stanowiska Dyrektora Stowarzyszenia, takich samych pełnomocnictw, jakie miała Małgorzata Zdunek. Pełnomocnictwa obejmuję m.in. podpisywanie umów-zleceń i umów o dzieło, wypełnianie dokumentów dla ZUS i US.
Kinga Dąbrowska przedstawi nowego Dyrektora w Międzynarodowym Sekretariacie i na liście Prezesów.
Arek Jarosiński poinformował, że w związku z tym, że Citybank wycofuje się z obsługiwania poleceń zapłaty, Stowarzyszenie zmienia bank. Najlepszą ofertę spośród banków, które obsługują PZ, złożył bank BPH. W związku z nową umową z bankiem, część pracowników uzyskuje upoważnienia na korzystanie w określonym zakresie z konta Stowarzyszenia.
Zarząd przedstawił nowemu Dyrektorowi swoje najważniejsze oczekiwania. Dotyczą one:
– przeprowadzenia audytu organizacyjnego w biurze;
– ewaluacji projektu DDC;
– stworzenia nowej strony www, będącej sprawnie działającym serwisem.
Arek Jarosiński przedstawił swoją wizję tego, w jakim kierunku chciałby pokierować organizacją:
– potrzeba nam większego skupienia się na kwestiach związanych stricte z ochroną praw człowieka; w biurze powinien powstać zespół, warto zastanowić się nad przejściem na projektowy system pracy; (tu właśnie niezbędny jest audyt, który pomoże nam określić kierunki zmian, jakie należy przeprowadzić w samym biurze);
– jeśli chodzi o finanse, istnieje potrzeba zdywersyfikowania źródeł przychodów;
– ważne jest przejrzenie i uspójnienie materiałów, publikowanych przez AI – w tym, rzecz jasna, stworzenie serwisu www (wzorowanego, o ile pozwolą nam na to środki finansowe, na serwisie sekcji amerykańskiej);
– należy zastanowić się, jak ma wyglądać lokalne działanie AI Polska w skali najbliższych 3-5 lat; dobrze byłoby pomyśleć o projekcie czegoś w rodzaju centrów aktywności lokalnej;
– AI powinna zwiększyć swoją obecność w debacie publicznej na temat praw człowieka w Polsce;
– jeśli chodzi o oczekiwania wobec Zarządu: przede wszystkim dobra współpraca, wspólne myślenie o dobru organizacji, pamiętanie w codziennej pracy o wartościach, jakimi ta organizacja się kieruje.
W dalszej dyskusji omówiono problem strony www.
Obecnie strona została przeniesiona na nowy serwer. Trwają prace nad jej aktualizacją.
Równocześnie powstaje projekt nowej strony – serwisu.
Problemy z przeniesieniem strony wynikają m.in. z faktu, że firmy, które nad tym pracują, robią to nieodpłatnie – a, co za tym idzie, trudniej ustalać z nimi konkretne terminy i egzekwować ich przestrzeganie.
Zarząd w głosowaniu tajnym podjął następującą uchwałę:
Uchwała nr 1/09/06:
Zarząd, na podstawie rekomendacji komisji rekrutacyjnych, wyraża zgodę na zatrudnienie:
Arkadiusza Jarosińskiego na stanowisku Dyrektora Stowarzyszenia, na podstawie umowy o pracę. Do czasu przeprowadzenia audytu jego zakres obowiązków będzie taki sam, jak zakres obowiązków poprzedniego Dyrektora.
Draginja Nadazdin na stanowisku koordynatorki projektu edukacyjnego „Prawa człowieka – edukacja – działanie”, na podstawie umowy o pracę na czas określony, z możliwością przedłużenia umowy. Zakres obowiązków nowej koordynatorki będzie taki sam, jak zakres obowiązków poprzedniego koordynatora.
Kaji Kuleszy jako tymczasowo pełniącej obowiązki rzecznika prasowego, na podstawie umowy-zlecenia.
5. Komisja Rewizyjna
Komisja Rewizyjna jest generalnie zadowolona ze współpracy z Zarządem, tylko jeśli chodzi o przepływ informacji od Zarządu do Komisji uważa, że mógłby być nieco lepszy.
6. Fundraising: rezultaty
Projekt DDC nie przynosi takich przychodów, jakie były zakładane. Jest to związane z faktem, że obecnie w Polsce bardzo trudno znaleźć osoby chętne do podjęcia się pracy przy uzyskiwaniu poleceń zapłaty. W tym roku program będzie kontynuowany tak długo, jak długo będzie trwała ładna pogoda. Trzeba przemyśleć kwestię przebudowy programu, m.in. rozważyć przedłużenie czasu pracy rekruterów. Dokładna ocena wyników tegorocznego DDC będzie możliwa dopiero po zakończeniu tegorocznego cyklu.
Odwiedzi nas doradczyni z IS, która przyjedzie przedyskutować możliwe inne źródła przychodów.
Będziemy negocjować odroczenie spłaty naszej obecnej pożyczki.
W związku z przenosinami do nowego banku będziemy wdrażać program homebankingowy, który uprości i usprawni prowadzenie księgowości.
Przenosiny do nowego banku wiążą się ze zmianą numerów kont. Na razie jednak utrzymujemy konto w Banku Zachodnim WBK, którego numer podawany jest na materiałach informacyjnych i promocyjnych.
7. Nadchodzący ICM – informacja, plan pracy nad rezolucjami
Sekcje mogą zgłaszać kandydatów i kandydatki do prowadzenia grup roboczych i na reporterów; Zarząd jednogłośnie przychylił się do propozycji zgłoszenia kandydatury Małgorzaty Zdunek jako reporterki do grupy finansowej.
Musimy zastanowić się, czy polska sekcja będzie przygotowywała projekt jakiejś rezolucji.
Trzeba wybrać zespół osób, które będą czytały nadsyłane projekty rezolucji i opracowywały draft stanowiska polskiej sekcji. Już zgłosiły się do tego Małgorzata Wasilewska i Małgorzata Zdunek. Spośród osób, które zajmą się przygotowaniami do ICM-u wyłoni się później delegację naszej sekcji. Kinga Dąbrowska będzie koordynowała prace tego zespołu.
Trzeba skontaktować się z sekcją Szwedzką oraz z koordynatorami kampanii i przygotować stanowisko polskiej sekcji w sprawie projektu strategii kampanii ESCR.
8. Przygotowania do Walnego Zgromadzenia 2007
Do początku grudnia należy zebrać oferty od grup, które chcą organizować Walne Zgromadzenie. Osoba odpowiedzialna: Ewa Kamińska.
9. Wyjazdy planowane
Małgorzata Zdunek w styczniu wyjedzie do Turcji, gdzie na prośbę IS-u będzie przeprowadzać audyt (koszta pokrywa IS).
W Londynie ma się odbyć spotkanie koordynatorów kampanii.
Rafał Kownacki został zaproszony jako koordynator zespołu ds. mniejszości seksualnych do Brukseli na konferencję frankofońskiej sekcji AI poświeconą sytuacji osób LGBT oraz do Frankfurtu i na doroczne spotkanie struktur LGBT (18-19 XI)
Arek Jarosiński został zaproszony przez sekcję norweską na BGM (27-29 X).
Na początku listopada w Polsce odbędzie się międzynarodowe spotkanie koordynatorów REAP-u.
10. Sprawy różne
a. Zespoły tematyczne i struktury pośrednie
Rafał Kownacki został poproszony o to, żeby poinformował Zarząd o swoich dotychczasowych działaniach jako koordynatora zespołu ds. mniejszości seksualnych.
Rafał Kownacki przedstawił wyniki swojej rozmowy z przedstawicielami KPH na temat ewentualnej współpracy AI Polska w projekcie monitoringowym, prowadzonym przez Lambdę i KPH. Wyraził przy tym zastrzeżenie co do udziału AI Polska w tym projekcie, w związku z faktem, że projekt jest sponsorowany przez ILGA-Europe, czyli de facto przez sponsorów ILGA, wśród których mogą się znaleźć organizacje o charakterze zbyt radykalnym lub zbyt politycznym. Zarząd uznał, że na razie mamy zbyt mało informacji na temat planowanego projektu monitoringowego, żeby ustalić, czy ewentualnie chcemy się starać o pozwolenie IS-u na branie w nim udziału, czy nie.
Przeprowadzono dyskusję na temat stopnia samodzielności koordynatorów struktur pośrednich.
b. Wrocław: festiwal „Lesbijki, geje i przyjaciele”
Zarząd wyraził zgodę na objęcie IV edycji wrocławskiego festiwalu kultury queer „Lesbijki, geje i przyjaciele” patronatem AI.
c. Informacja na temat sieci ENAR
Sieć ENAR została stworzona przez organizacje, zajmujące się przeciwdziałaniem dyskryminacji. Na prośbę zespołu lobbyingowego, Zarząd wyraził zgodę na przystąpienie naszej sekcji do sieci. Obecnie pojawił się problem z nowozatrudnioną koordynatorką, która podejmuje różne decyzje, nie konsultując ich z członkami sieci. AI, podobnie jak Fundacja Helsińska i arabia.pl zawiesza swoje członkostwo w sieci. 10 października przyjedzie kordynator sieci z Brukselii, po 10 zostaną wznowione rozmowy na temat dalszego działania sieci.
d. „Poza ramami” – informacja.
„Poza ramami” jest to projekt edukacyjny, realizowany w jednym z warszawskich Domów Kultury. Warszawski zespół REAP został poproszony o współpracę.
e. Patronat nad imprezą „Tańczący derwisze”
Kinga Dąbrowska wyjaśniła, że na ogół decyzje na temat patronatów podejmują pracownicy wspólnie z dyrektorem. W przypadkach trudnych dyrektor zwraca się z zapytaniem do Zarządu. W przypadku decyzji o tym, czy objąć patronatem organizowany w Polsce występ Tańczących Derwiszów (o taki patronat wystąpiła organizująca występ firma EAR, Zarząd w drodze głosowania elektronicznego podjął decyzję odmowną, uznając, że impreza nie ma wiele wspólnego z prawami człowieka) decyzję podejmował Zarząd, przede wszystkim dlatego, że prośba została przesłana w okresie, w którym nie mieliśmy dyrektora.
f. Stowarzyszenie Kultury Afrykańskiej – informacja
Rafał Kownacki spotka się z przedstawicielami Stowarzyszenia Kultury Afrykańskiej, którzy są otwarci na współpracę z AI.
g. Termin kolejnego spotkania Zarządu ustalono na 25 listopada.
11. Raport o stanie członkostwa
Przyjęto osiemnaścioro nowych członków (Uchwała nr 2/09/2006).
Liczba członków i członkiń (wraz z osobami nowoprzyjętymi i członkami-donorami): 2356.
Liczba grup lokalnych: 16. Liczba grup szkolnych: 52.
Protokołowała Anna Dzierzgowska