Raport z audytu rekomendacje – Amnesty International

Raport z audytu rekomendacje

W pierwszej połowie roku, decyzją Zarządu Amnesty International przeprowadzony został kompleksowy audyt instytucjonalny Stowarzyszenia.
Celem audytu było określenie struktury i zasad funkcjonowania AI zgodnie z celami strategicznymi (dokumenty programowe, m.in. statut stowarzyszenia) oraz operacyjnymi  organizacji. Następnie wypracowane w trakcie audytu wnioski zostały poddane wdrożeniu. We wrześniu 2007 roku planowane jest zweryfikowanie sposobu wdrożenia audytu i dokonanie ewentualnych modyfikacji.
Rezultatem przeprowadzonego badania było określenie błędów i nieprawidłowości w zakresie zarządzania i bieżącego funkcjonowania organizacji, przedstawienie w odniesieniu do nich rekomendacji, wypracowanie optymalnej struktury zarządzania AI, a także opracowanie sposobu funkcjonowania organizacji w oparciu o strukturę pionową uzupełnianą o zarządzanie projektowe i określenie zasad podejmowania decyzji oraz przepływu informacji w ramach organizacji. Dzięki wprowadzeniu zasugerowanych w audycie zmian ulegnie poprawie system zarządzania organizacją, co przyczyni się do zwiększenia efektywności jej działań.
Audytorzy podkreślili, że w AI istnieje wiele ciekawych, dobrych  i innowacyjnych rozwiązań, które powinny stać się podstawą dalszego rozwoju.
Audyt przygotowano poprzez: analizę uzyskanej dokumentacji (dokumenty programowe, opracowania, dokumenty robocze), porównanie informacji zawartych w listach kontrolnych (uzyskanych w trakcie rozmów z pracownikami) z wynikami analizy dokumentów, przeprowadzenie wywiadów z byłymi pracownikami, woluntariuszami oraz członkami stowarzyszenia oraz pracę w grupach fokusowych: z pracownikami Biura oraz członkami Zarządu.
W odniesieniu do każdej z zasygnalizowanych kwestii problemowych zaproponowano działania usprawniające, które są następujące:

1. Rozważenie możliwości ograniczenia ilości planowanych kampanii w kontekście znanych uwarunkowań finansowych i organizacyjnych: określenie minimum programowego,  możliwego do zrealizowania, przy wykorzystaniu posiadanych zasobów kadrowych i finansowych, aktywizacji wolontariatu oraz optymalizacji pracy Biura Stowarzyszenia w aspekcie organizacyjnym

2. Organizacja regularnych kwartalnych spotkań informacyjnych pracowników Biura z przedstawicielami Zarządu Stowarzyszenia, prowadzące do wypracowania opinii, dotyczącej prowadzonych kampanii i projektów oraz ich efektów.

3. Wykonywanie przez Zarząd funkcji operacyjnych powinno być traktowane jako sytuacja wyjątkowa i w jak najszybszym czasie (wraz z uporządkowaniem spraw kadrowych) zakończone.

4. Rozróżnienie wewnętrznej (skierowanej i opartej na członkostwie, gdzie samodzielnym podmiotem działań merytorycznych i organizacyjnych jest wolontariat) i zewnętrznej (kampanie skierowane do odbiorców zewnętrznych: administracji rządowej i samorządowej, podmiotów gospodarczych oraz innych organizacji mające na celu wytworzenie, wywołanie lub wywarcie oczekiwanych reakcji zgodnie z celami realizowanych przedsięwzięć) funkcji działań merytorycznych Stowarzyszenia oraz podzielenie odpowiedzialności za nie na kampainera/ kampainerkę oraz rzeczniczkę/rzecznika prasowego.

5. Planowanie działalności programowej w oparciu o perspektywę średniookresową oraz długookresową

6. Wyodrębnienie i wzmocnienie zespołu odpowiedzialnego za działania fundrisingowe i finansowe w perspektywie średniookresowej i długookresowej.  

7. Przeprowadzenie oceny dotychczasowej realizacji projektów przez Stowarzyszenie w aspekcie słabych i mocnych stron, skutkujące opracowaniem metodyki postępowania w zakresie prowadzenia akcji przez AI.

8. Ustalenie stałych i efektywnych kanałów komunikacyjnych między członkami Zespołu Lobbingowego a pracownikami Biura i członkami realizującymi działania w podobnym obszarze tematycznym, zadbanie o spójność celów pracy Zespołu z celami AI Polska oraz włączenie jego członkiń i członków w bieżącą pracę AI Polska.

9. Rozważenie możliwości większego otwarcia AI w swej działalności na różne grupy wiekowe i zawodowe pośród członków Stowarzyszenia .
 
10. Włączenie do koordynacji kampanii Dyrektora Biura lub koordynatora prowadzonych kampanii, w szczególności poprzez zatwierdzenie planów działań programowych opracowanych przez właściwych merytorycznie pracowników Biura.

11. Przypisanie odpowiedzialności za koordynację, komunikację i aktywizację członków stowarzyszenia jednemu z pracowników Biura. Kontakt z członkami powinien być rozumiany przede wszystkim jako podejmowanie inicjatyw i aktywizacja członków stowarzyszenia.

12. Uatrakcyjnienie oferty programowej dla członków: opracowanie planu działania, w którym wzięte będą pod uwagę rekomendacje raportu z Ewaluacji badania aktywności członków Amnesty International Polska oraz doświadczenia uzyskane w ramach realizacji REAP, a także organizowanie  comiesięcznych debat tematycznych dla pracowników Biura, członków stowarzyszenia i zaproszonych gości.

13. Wprowadzenie cotygodniowych spotkań technicznych oraz comiesięcznych spotkań merytorycznych pracowników Biura.

14. Zatrudnienie w perspektywie długookresowej osoby odpowiedzialnej za koordynację działalności merytorycznej, do której zadań należałaby m.in. zapewnienie zaplecza eksperckiego dla Amnesty oraz zatrudnienie tzw. researcher-a – do zadań tej osoby należałoby  prowadzenie działalności badawczej.

15. Powołanie zespołów redakcyjnych Magazynu AI oraz strony internetowej przy jednoczesnym powierzeniu obsługi technicznej strony internetowej podmiotowi komercyjnemu.
Przewidujemy, że dzięki przeprowadzonemu audytowi i wdrożonych wypracowanych w jego trakcie zmian, nasze Stowarzyszenie będzie działało efektywniej niż dotychczas, lepiej realizując misję, dla której zostało powołane.
Niniejszy dokument stanowi skróconą wersję audytu struktury wewnętrznej AI Polska i zawiera rekomendacje do wdrożenia przez sekcję. Ze względu na charakter badań (wywiady z członkami i pracownikami oraz byłymi pracownikami AI) pełna wersja raportu nie jest dostępna. Zarząd bardzo chętnie udzielam odpowiedzi na pytanie które Państwa interesują. 

Podoba Ci się to co robimy? Nasze działania są możliwe dzięki regularnym darowiznom od osób prywatnych. Włącz się! Możesz zmienić lub uratować ludzkie życie!
Pomagaj prowadzić działania edukacyjne
Pomagaj wpływać na zmianę prawa
Pomagaj wysyłać badaczy do stref kryzysu

Pomóż teraz!

Kwota może składać się jedynie z cyfr. Wartość musi być dodatnia
3781